Executive Assistant

FyG - Formalización y Gestión es una empresa líder en España dedicada a la prestación de servicios de gestión hipotecaria para Fondos de Inversión, Servicers y Brokers Inmobiliarios. Descripción El departamento de Office Management es el encargado de dar soporte administrativo a la compañía a través de la gestión de los distintos centros de trabajo y el apoyo a los trabajadores en determinadas tareas.

Las principales funciones de esta área son: gestión de teléfono centralita, gestión del material y suministros e impresoras, la recepción de las distintas oficinas, y dar soporte a la organización de reserva de salas de reuniones.

Perfil El puesto de Executive Assistant es el encargado de dar soporte y asistencia al equipo directivo de FyG y MLA. Responsabilidades:

Administrar de manera efectiva la(s) bandeja(s) de entrada de correo electrónico de ejecutivo(s) y de uno mismo

Gestionar la logística de viajes (vuelos, traslados, visas, pasaportes)

Liderar proyectos relacionados con el rol

Informes de gastos, conciliación de extractos de tarjetas de crédito

Cuidar todos los detalles relacionados con las personas a las que da asistencia, para que puedan enfocarse en los negocios (también en asuntos personales)

Tomar mensajes y redirigir llamadas a compañeros apropiados

Presentación de entrada de datos (Outlook, CRM)

Creación de hojas de cálculo





Creación / actualización de presentaciones

Producción de documentos de texto

Ayudar a copiar, recopilar y distribuir documentos de oficina

Reserva de salas de reuniones

Organización de reuniones

Preparación de documentos para reuniones y viajes de negocios

Configuración de llamadas de conferencia / reuniones virtuales

Conocimiento de los principios y prácticas de la gestión básica de la oficina Requisitos:

Experiencia comprobada (al menos 5 años) apoyando a nivel de Junta / C-Suite

Fluidez en inglés (nivel C1), el idioma portugués es una ventaja

Atención al detalle y un alto grado de precisión, trabajo independiente

Habilidades informáticas competentes, incluido Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)

Flexibilidad para trabajar fuera del horario comercial habitual, si es necesario

Capacidad para trabajar bien bajo presión y adaptarse a prioridades cambiantes

Debe ser capaz de interactuar, comunicarse y construir relaciones con todos los niveles de la organización

Capaz de entender todas las funciones administrativas

Proactividad

¿Qué ofrecemos?

Contrato indefinido.

Horario de trabajo: De lunes a jueves de 9 a 17h. Viernes de 8 a 15.

Un puesto de alta visibilidad, trabajando de forma cercana con el equipo directivo.

Oportunidades de aprendizaje y desarrollo profesional.

Plan de retribución adaptable.

📌 Executive Assistant (Madrid)
🏢 HIPOGES IBERIA
📍 Madrid