Misión de la posición

Como administrativo/a comercial, tu misión será dar soporte administrativo y operativo al departamento de Administración Comercial, asegurando la correcta gestión, organización y seguimiento de los diferentes procesos administrativos relacionados con clientes, proveedores y servicios internos.

Responsabilidades principales

En dependencia del Responsable del departamento de Administración comercial, tendrás las siguientes principales responsabilidades:

Gestión de catas y eventos

- Organización y coordinación de catas, eventos y actividades comerciales.

- Gestión de reservas, espacios, proveedores y servicios necesarios.

- Solicitud y seguimiento de presupuestos.

- Control de costes y seguimiento del presupuesto asignado a cada evento.

- Revisión y control de facturas relacionadas con los eventos.

- Coordinación con los diferentes departamentos y colaboradores externos.

Gestión de viajes

- Organización y gestión integral de viajes profesionales.

- Búsqueda, comparación y reserva de hoteles, vuelos y trenes.

- Gestión de modificaciones, cancelaciones e incidencias relacionadas con las reservas.

- Solicitud, seguimiento y control de presupuestos de viajes.

- Revisión y control de facturas y gastos asociados.

- Seguimiento de los costes y cumplimiento de los presupuestos establecidos.

Actualización de portales de clientes

- Mantenimiento y actualización de información en los portales de clientes.





- Gestión de documentación y datos requeridos por los clientes.

- Seguimiento de solicitudes y cumplimiento de los requisitos administrativos de cada portal.

Gestión de material de oficina

- Control de necesidades y stock de material de oficina.

- Tramitación y seguimiento de pedidos a proveedores.

Gestión y redacción de contratos

- Preparación y redacción de contratos comerciales.

- Recopilación y revisión de las condiciones acordadas.

- Seguimiento de los procesos de aprobación y firma.

- Archivo y mantenimiento de la documentación contractual.

Requisitos mínimos

- Manejo habitual de Microsoft Outlook (gestión de correo electrónico, calendario y organización).

- Conocimientos de ERP Microsoft Dynamics NAV / Navision.

- Nivel intermedio de Excel.

- Buen manejo de herramientas ofimáticas y plataformas digitales.

Competencias personales

- Destacado capacidad de organización y gestión del tiempo.

- Capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos.

- Atención al detalle y rigurosidad administrativa.

- Proactividad y autonomía.

- Capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente.

- Orientación al servicio y resolución de incidencias.

- Buenas habilidades de comunicación y coordinación.

- Capacidad de trabajo en equipo.

¡Si quieres un lugar donde aprender y crecer profesionamente así como vivir el mundo del vino desde dentro, Vila Viniteca es para ti!

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📌 Administración Comercial - Vila Viniteca (Barcelona)
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