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descripción del puesto
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Job Description
Summary Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro. Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo optimizado y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.

Job Description
1. Gestión administrativa general
* Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.
* Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.
* Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.
* Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.
* Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.
* Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro. 2. Gestión de facturas y proveedores
* Recepción y registro de facturas de proveedores.
* Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.
* Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.
* Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.
* Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.
* Solicitud y seguimiento de presupuestos.
* Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios. 3.



Informes y control de información
* Elaboración de informes periódicos para la Gerencia.
* Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.
* Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.
* Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.
* Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.
* Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento. 4. Atención a operadores y proveedores
* Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro.
* Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.
* Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.
* Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.
* Apoyo en la organización de reuniones y visitas. 5. Atención telefónica y presencial
* Atención y gestión de llamadas telefónicas.
* Recepción y atención de visitas.
* Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.
* Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.
* Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales. 6. Correspondencia y mensajería
* Recepción, clasificación y distribución de correspondencia.
* Preparación y envío de documentación.
* Gestión de servicios de mensajería y courier.
* Seguimiento de envíos cuando sea necesario.




* Control y archivo de justificantes de envío y recepción. 7. Comunicaciones internas
* Preparación y envío de circulares y comunicaciones dirigidas a operadores.
* Distribución de comunicaciones de Gerencia y otros departamentos.
* Actualización de listados de distribución.
* Seguimiento de confirmaciones o respuestas cuando sea necesario.
* Apoyo administrativo en la organización de reuniones y comunicaciones con operadores. 8. Apoyo a Gerencia
* Soporte administrativo directo a la Gerencia del Centro.
* Preparación de documentación y reuniones.
* Elaboración de presentaciones, informes y documentos.
* Organización y seguimiento de tareas administrativas solicitadas por Gerencia.
* Recopilación de información de los diferentes departamentos para la elaboración de informes.
* Seguimiento de asuntos pendientes y plazos administrativos. 9. Apoyo a Marketing y acciones del Centro
* Soporte administrativo en campañas, promociones y actividades organizadas por el Centro.
* Solicitud y seguimiento de presupuestos de proveedores.
* Coordinación administrativa con agencias y proveedores externos.
* Gestión de documentación y materiales necesarios para las acciones.
* Apoyo en la comunicación con operadores participantes en promociones y campañas. 10. Control de suministros y servicios de oficina
* Control del material de oficina y realización de pedidos.
* Seguimiento de los servicios generales de la oficina.
* Gestión administrativa de proveedores de telefonía, impresión, material, mensajería, etc.
* Comunicación y seguimiento de incidencias relacionadas con los equipos y servicios de oficina. 11. Archivo y gestión documental
* Organización y mantenimiento del archivo físico y digital.
* Control de versiones y actualización

📌 Administrativa (Algeciras)
🏢 Confidential
📍 Algeciras