Job Title Administrativa

Summary

Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro.

Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo optimizado y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.

- Gestión administrativa general

Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.

Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.

Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.

Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.

Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.

Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.

- Gestión de facturas y proveedores

Recepción y registro de facturas de proveedores.

Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.

Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.

Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.

Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.





Solicitud y seguimiento de presupuestos.

Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.

- Informes y control de información

Elaboración de informes periódicos para la Gerencia.

Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.

Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.

Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.

Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.

Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.

- Atención a operadores y proveedores

Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro.

Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.

Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.

Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.

Apoyo en la organización de reuniones y visitas.

- Atención telefónica y presencial

Atención y gestión de llamadas telefónicas.

Recepción y atención de visitas.

Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.

Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.

Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.

- Correspondencia y mensajería

Recepción, clasificación y distribución de correspondencia.

Preparación y envío de documentación.

Gestión de servicios de mensajería y courier.

Seguimiento de envíos cuando sea necesario.

📌 Administrativa (Barcelona)
🏢 Cu0026W Services (S)
📍 Barcelona