Misión de la posición Como administrativo/a comercial, tu misión será dar soporte administrativo y operativo al departamento de Administración Comercial, asegurando la correcta gestión, organización y seguimiento de los diferentes procesos administrativos relacionados con clientes, proveedores y servicios internos.

Responsabilidades principales En dependencia del Responsable del departamento de Administración comercial, tendrás las siguientes principales responsabilidades:

Gestión de catas y eventos

Organización y coordinación de catas, eventos y actividades comerciales.

Gestión de reservas, espacios, proveedores y servicios necesarios.

Solicitud y seguimiento de presupuestos.

Control de costes y seguimiento del presupuesto asignado a cada evento.

Revisión y control de facturas relacionadas con los eventos.

Coordinación con los diferentes departamentos y colaboradores externos.

Gestión de viajes

Organización y gestión integral de viajes profesionales.

Búsqueda, comparación y reserva de hoteles, vuelos y trenes.

Gestión de modificaciones, cancelaciones e incidencias relacionadas con las reservas.

Solicitud, seguimiento y control de presupuestos de viajes.

Revisión y control de facturas y gastos asociados.

Seguimiento de los costes y cumplimiento de los presupuestos establecidos.

Actualización de portales de clientes

Mantenimiento y actualización de información en los portales de clientes.





Gestión de documentación y datos requeridos por los clientes.

Seguimiento de solicitudes y cumplimiento de los requisitos administrativos de cada portal.

Gestión de material de oficina

Control de necesidades y stock de material de oficina.

Tramitación y seguimiento de pedidos a proveedores.

Gestión y redacción de contratos

Preparación y redacción de contratos comerciales.

Recopilación y revisión de las condiciones acordadas.

Seguimiento de los procesos de aprobación y firma.

Archivo y mantenimiento de la documentación contractual.

Requisitos mínimos

Manejo habitual de Microsoft Outlook (gestión de correo electrónico, calendario y organización).

Conocimientos de ERP Microsoft Dynamics NAV / Navision.

Nivel intermedio de Excel.

Buen manejo de herramientas ofimáticas y plataformas digitales.

Competencias personales

Destacado capacidad de organización y gestión del tiempo.

Capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos.

Atención al detalle y rigurosidad administrativa.

Proactividad y autonomía.

Capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente.

Orientación al servicio y resolución de incidencias.

Buenas habilidades de comunicación y coordinación.

Capacidad de trabajo en equipo.

¡Si quieres un lugar donde aprender y crecer profesionamente así como vivir el mundo del vino desde dentro, Vila Viniteca es para ti!

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📌 Administración Comercial (Barcelona)
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