Como administrativo/a comercial, tu misión será dar soporte administrativo y operativo al departamento de Administración Comercial, asegurando la correcta gestión, organización y seguimiento de los diferentes procesos administrativos relacionados con clientes, proveedores y servicios internos.
Responsabilidades principales
En dependencia del Responsable del departamento de Administración comercial, tendrás las siguientes principales responsabilidades:
Gestión de catas y eventos
- Organización y coordinación de catas, eventos y actividades comerciales.
- Gestión de reservas, espacios, proveedores y servicios necesarios.
- Solicitud y seguimiento de presupuestos.
- Control de costes y seguimiento del presupuesto asignado a cada evento.
- Revisión y control de facturas relacionadas con los eventos.
- Coordinación con los diferentes departamentos y colaboradores externos.
Gestión de viajes
- Organización y gestión integral de viajes profesionales.
- Búsqueda, comparación y reserva de hoteles, vuelos y trenes.
- Gestión de modificaciones, cancelaciones e incidencias relacionadas con las reservas.
- Solicitud, seguimiento y control de presupuestos de viajes.
- Revisión y control de facturas y gastos asociados.
- Seguimiento de los costes y cumplimiento de los presupuestos establecidos.
Actualización de portales de clientes
- Mantenimiento y actualización de información en los portales de clientes.
- Gestión de documentación y datos requeridos por los clientes.
- Seguimiento de solicitudes y cumplimiento de los requisitos administrativos de cada portal.
Gestión de material de oficina
- Control de necesidades y stock de material de oficina.
- Tramitación y seguimiento de pedidos a proveedores.
Gestión y redacción de contratos
- Preparación y redacción de contratos comerciales.
- Recopilación y revisión de las condiciones acordadas.
- Seguimiento de los procesos de aprobación y firma.
- Archivo y mantenimiento de la documentación contractual.
Requisitos mínimos
- Manejo habitual de Microsoft Outlook (gestión de correo electrónico, calendario y organización).
- Conocimientos de ERP Microsoft Dynamics NAV / Navision.
- Nivel intermedio de Excel.
- Buen manejo de herramientas ofimáticas y plataformas digitales.
Competencias personales
- Destacado capacidad de organización y gestión del tiempo.
- Capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos.
- Atención al detalle y rigurosidad administrativa.
- Proactividad y autonomía.
- Capacidad para gestionar varias tareas simultáneamente.
- Orientación al servicio y resolución de incidencias.
- Buenas habilidades de comunicación y coordinación.
- Capacidad de trabajo en equipo.
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