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AdministrativaJob Description SummaryMisión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro. Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo optimizado y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.

Job Description
1. Gestión administrativa generalGestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.
Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.
Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.
Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.
Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.
Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.2. Gestión de facturas y proveedoresRecepción y registro de facturas de proveedores.
Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.
Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.
Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.
Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.
Solicitud y seguimiento de presupuestos.
Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.3.



Informes y control de informaciónElaboración de informes periódicos para la Gerencia.
Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.
Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.
Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.
Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.
Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.4. Atención a operadores y proveedoresAtención y canalización de consultas de los operadores del Centro.
Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.
Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.
Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.
Apoyo en la organización de reuniones y visitas.5. Atención telefónica y presencialAtención y gestión de llamadas telefónicas.
Recepción y atención de visitas.
Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.
Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.
Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.6. Correspondencia y mensajeríaRecepción, clasificación y distribución de correspondencia.
Preparación y envío de documentación.
Gestión de servicios de mensajería y courier.
Seguimiento de envíos cuando sea necesario.
Control y archivo de justificantes de envío y recepción.7.



Comunicaciones internasPreparación y envío de circulares y comunicaciones dirigidas a operadores.
Distribución de comunicaciones de Gerencia y otros departamentos.
Actualización de listados de distribución.
Seguimiento de confirmaciones o respuestas cuando sea necesario.
Apoyo administrativo en la organización de reuniones y comunicaciones con operadores.8. Apoyo a GerenciaSoporte administrativo directo a la Gerencia del Centro.
Preparación de documentación y reuniones.
Elaboración de presentaciones, informes y documentos.
Organización y seguimiento de tareas administrativas solicitadas por Gerencia.
Recopilación de información de los diferentes departamentos para la elaboración de informes.
Seguimiento de asuntos pendientes y plazos administrativos.9. Apoyo a Marketing y acciones del CentroSoporte administrativo en campañas, promociones y actividades organizadas por el Centro.
Solicitud y seguimiento de presupuestos de proveedores.
Coordinación administrativa con agencias y proveedores externos.
Gestión de documentación y materiales necesarios para las acciones.
Apoyo en la comunicación con operadores participantes en promociones y campañas.10. Control de suministros y servicios de oficinaControl del material de oficina y realización de pedidos.
Seguimiento de los servicios generales de la oficina.
Gestión administrativa de proveedores de telefonía, impresión, material, mensajería, etc.
Comunicación y seguimiento de incidencias relacionadas con los equipos y servicios de oficina.11. Archivo y gestión documentalOrganización y mantenimiento del archivo físico y digital.
Control de versiones y actualización de documentación.
Localización y suministro de documentación cuando sea requerida.
Garantía de confidencialidad y correcto tratamiento de la información.12. Otr

📌 Administrativo con inglés y Excel (Campo)
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📍 Campo