Job Title
Administrativa
Job Description Summary
Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro.
Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo productivo y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.
Job Description
1. Gestión administrativa general
Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.
Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.
Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.
Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.
Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.
Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.
2. Gestión de facturas y proveedores
Recepción y registro de facturas de proveedores.
Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.
Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.
Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.
Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.
Solicitud y seguimiento de presupuestos.
Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.
3. Informes y control de información




Elaboración de informes periódicos para la Gerencia.
Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.
Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.
Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.
Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.
Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.
4. Atención a operadores y proveedores
Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro.
Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.
Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.
Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.
Apoyo en la organización de reuniones y visitas.
5. Atención telefónica y presencial
Atención y gestión de llamadas telefónicas.
Recepción y atención de visitas.
Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.
Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.
Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.
6. Correspondencia y mensajería
Recepción, clasificación y distribución de correspondencia.
Preparación y envío de documentación.
Gestión de servicios de mensajería y courier.
Seguimiento de envíos cuando sea necesario.




Control y archivo de justificantes de envío y recepción.
7. Comunicaciones internas
Preparación y envío de circulares y comunicaciones dirigidas a operadores.
Distribución de comunicaciones de Gerencia y otros departamentos.
Actualización de listados de distribución.
Seguimiento de confirmaciones o respuestas cuando sea necesario.
Apoyo administrativo en la organización de reuniones y comunicaciones con operadores.
8. Apoyo a Gerencia
Soporte administrativo directo a la Gerencia del Centro.
Preparación de documentación y reuniones.
Elaboración de presentaciones, informes y documentos.
Organización y seguimiento de tareas administrativas solicitadas por Gerencia.
Recopilación de información de los diferentes departamentos para la elaboración de informes.
Seguimiento de asuntos pendientes y plazos administrativos.
9. Apoyo a Marketing y acciones del Centro
Soporte administrativo en campañas, promociones y actividades organizadas por el Centro.
Solicitud y seguimiento de presupuestos de proveedores.
Coordinación administrativa con agencias y proveedores externos.
Gestión de documentación y materiales necesarios para las acciones.
Apoyo en la comunicación con operadores participantes en promociones y campañas.
10. Control de suministros y servicios de oficina
Control del material de oficina y realización de pedidos.
Seguimiento de los servicios generales de la oficina.
Gestión administrativa de proveedores de telefonía, impresión, material, mensajería, etc.
Comunicación y seguimiento de incidencias relacionadas con los equipos y servicios de oficina.
11. Archivo y gestión documental
Organización y mantenimiento del archivo físico y digital.

📌 Administrativa (Zaragoza)
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📍 Zaragoza