Corporate Travel Assistant

¿Cuál será tu misión?

Buscamos incorporar un/a Travel Assistant para responsabilizarse de la gestión administrativa y operativa de los viajes corporativos de la compañía, así como de la coordinación logística de la participación en congresos, ferias y eventos nacionales e internacionales.

La posición se integrará en el departamento de Finanzas y tendrá un papel significativo en la mejora y optimización de los procesos relacionados con la gestión de viajes, gastos y facturación.

Entre sus principales retos estará participar en la búsqueda y puesta en marcha de una plataforma que permita centralizar la gestión de viajes corporativos, facturas y gastos asociados, facilitando el seguimiento de costes, el análisis de información y la elaboración de indicadores de gestión (KPIs).

Asimismo, dará soporte administrativo en determinadas tareas relacionadas con patrocinios y esponsorizaciones, trabajando de forma transversal con otras áreas de la compañía, especialmente Marketing.

¿Cuáles serán tus responsabilidades?

1. Gestión de viajes corporativos y eventos

- Gestionar integralmente los viajes corporativos: vuelos, hoteles, traslados, dietas y demás necesidades de desplazamiento.
- Coordinar la logística asociada a la participación de la compañía en congresos, ferias y eventos nacionales e internacionales.
- Gestionar inscripciones, acreditaciones y documentación necesaria para la asistencia a congresos y eventos.
- Coordinarse con agencias de viajes, hoteles, organizadores de congresos y otros proveedores.
- Gestionar incidencias relacionadas con los viajes: cambios de vuelos, cancelaciones, modificaciones de reservas, etc.
- Mantener actualizado el calendario corporativo de congresos, eventos y desplazamientos.
- Supervisar el cumplimiento de las políticas internas de viajes y gastos.

2. Gestión administrativa y control de gastos





- Realizar el seguimiento y control administrativo de los gastos asociados a viajes y eventos.
- Revisar y coordinar la documentación y facturación de los proveedores relacionados con los viajes corporativos.
- Mantener actualizada la información administrativa y documental de viajes, gastos y proveedores.
- Colaborar en el seguimiento de presupuestos y costes asociados a desplazamientos y eventos.
- Preparar información e informes de seguimiento que permitan analizar los gastos y obtener indicadores de gestión (KPIs).

3. Optimización de procesos y herramientas

- Participar en la búsqueda, evaluación y puesta en marcha de una plataforma de gestión integral de viajes y gastos.
- Colaborar en la centralización y digitalización de los procesos relacionados con reservas, facturación y control de gastos.
- Contribuir a mejorar los procesos administrativos y los mecanismos de seguimiento y reporting.
- Identificar oportunidades de mejora que permitan ganar eficiencia y facilitar el análisis de la información.

4. Soporte administrativo a patrocinios y esponsorizaciones

- Dar soporte en determinadas tareas administrativas relacionadas con la gestión de patrocinios y esponsorizaciones.
- Colaborar en el seguimiento documental y administrativo de acuerdos, proveedores y gastos asociados.

5. Coordinación interna

- Actuar como punto de contacto interno para la gestión de viajes corporativos.
- Coordinarse con los departamentos de Finanzas y Marketing para garantizar una correcta planificación y ejecución de viajes y eventos.




- Mantener una comunicación fluida con los diferentes equipos y proveedores externos.

¿Qué buscamos?

- Formación en Administración y Finanzas, Turismo, Gestión de Eventos o áreas similares.
- Experiencia de entre 2 y 4 años en gestión de viajes corporativos, coordinación de eventos o puestos administrativos similares.
- Experiencia en gestión de proveedores y coordinación de servicios externos.
- Conocimientos de gestión administrativa, facturación y control de gastos.
- Buen manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel.
- Capacidad para trabajar con información, realizar seguimientos y preparar informes.
- Alta capacidad organizativa, planificación y atención al detalle.
- Buenas habilidades de comunicación y coordinación con diferentes departamentos.
- Nivel de inglés medio-alto.
- Disponibilidad para realizar viajes ocasionales según las necesidades de la compañía.

Se valorará especialmente

- Experiencia en departamentos financieros o administrativos.
- Conocimiento de plataformas de gestión de viajes corporativos y herramientas de control de gastos.
- Experiencia en procesos de digitalización, centralización u optimización de procesos administrativos.
- Conocimientos de reporting y análisis de datos.
- Experiencia en entornos multinacionales.

¿Qué ofrecemos?

- Incorporación a una compañía con un entorno dinámico y profesional.
- Contrato indefinido y jornada completa.
- Seguro médico privado.
- Oportunidades de desarrollo y crecimiento profesional.
- Participación en proyectos de mejora y optimización de procesos internos.

Ubicación del puesto: Valencia. Modalidad presencial.

Tipo de puesto: Jornada completa, Contrato indefinido

Sueldo: 26.000,00€-29.000,00€ al día

Beneficios:

- Seguro médico privado

Ubicación del trabajo: Empleo presencial

📌 Corporate Travel Assistant (Valencia)
🏢 Biomedical Supply
📍 Valencia