Lugar de trabajo

Barcelona

Misión

Empresa del sector del Real Estate de referencia en el mercado europeo, necesita reforzar el equipo con un/a Personal Assistant para su Departamento Legal cuya misión será asegurar el correcto funcionamiento administrativo del Departamento mediante la gestión de proveedores, viajes, agenda de la Dirección, presupuesto, consignaciones judiciales y archivo documental, aportando eficiencia, control y confidencialidad en el día a día del equipo.

Reporta a

Directora Departamento Legal

Funciones y responsabilidades

- Gestión de pago a proveedores legales: tramitar y hacer seguimiento de facturas de despachos y proveedores, validando importes con el abogado responsable, imputándolas correctamente en el sistema y coordinándose con otros departamentos hasta el pago.
- Gestión de viajes del departamento: organizar reservas, itinerarios y documentación de los desplazamientos según la política de viajes, y tramitar las liquidaciones de gastos.
- Agenda del CLO: gestionar y priorizar su agenda, coordinar reuniones y comités, preparar la documentación necesaria y filtrar comunicaciones con discreción.
- Elaboración y seguimiento del presupuesto:



consolidar las previsiones de gasto del departamento, controlar su ejecución, detectar desviaciones y elaborar los informes periódicos para la Dirección.
- Consignaciones judiciales: Tramitar las consignaciones, depósitos y avales judiciales, y llevar el registro y seguimiento de su vigencia y devolución.
- Archivo documental: mantener organizado el archivo físico y digital del departamento (contratos, expedientes, poderes), garantizando su trazabilidad, confidencialidad y cumplimiento de la normativa de conservación.

Competencias

- Discreción
- Escucha activa
- Orientación a objetivos.
- Planificación y organización.
- Iniciativa y proactividad.
- Comunicación e Interlocución.
- Trabajo en equipo.

Experiencia

Conocimientos y experiencia en secretariado de alta dirección, gestión de agenda y documentación confidencial, valorándose especialmente la experiencia previa en departamentos jurídicos.

MS Office: nivel avanzado de Power Point, Excel y Word.
SAP

Formación

CFGS en Secretariado de Dirección

Idiomas

Castellano e inglés: nivel alto.
Francés: altamente valorado.

📌 PERSONAL ASSISTANT ÁREA LEGAL (Barcelona)
🏢 Future Track
📍 Barcelona