VACANTE

Con el objetivo de reforzar el apoyo al Equipo de Titularidad (ET) y facilitar el desarrollo eficaz de sus funciones, se propone la incorporación de una persona para el puesto de Secretaría de Dirección, adscrita a Dirección General y con vocación de servicio al conjunto del ET.

Su misión será proporcionar apoyo ejecutivo y administrativo al ET, facilitando la organización y coordinación de su actividad, la preparación y gestión de la documentación necesaria y el seguimiento de reuniones, acuerdos, compromisos y procesos transversales.

El puesto deberá contribuir especialmente a liberar a los miembros del ET de aquellas tareas de gestión, coordinación y seguimiento que no requieran directamente su intervención, permitiéndoles concentrar su dedicación en las funciones propias de sus ámbitos de responsabilidad.

Asimismo, contribuirá a mejorar la coordinación interna y la relación con centros, colaboradores, administraciones y otros interlocutores de la Fundación, garantizando en todo momento una gestión ordenada, ágil y confidencial de la información.

FUNCIONES

- Proporcionar apoyo ejecutivo y administrativo al Equipo de Titularidad, gestionar agendas, facilitando la organización y coordinación de su actividad, la preparación y gestión de la documentación necesaria y el seguimiento de reuniones, acuerdos, compromisos y procesos transversales.
- Contribuir especialmente a liberar a los miembros del ET de aquellas tareas de gestión, coordinación y seguimiento que no requieran directamente su intervención, permitiéndoles concentrar su dedicación en las funciones propias de sus ámbitos de responsabilidad.
- Mejorar la coordinación interna y la relación con los servicios compartidos, los centros, colaboradores, administraciones y otros interlocutores de la Fundación, garantizando en todo momento una gestión ordenada, ágil y confidencial de la información.
- Apoyo al equipo de Comunicación en su planificación, coordinación de los equipos del área, conocimiento e impulso de las políticas de comunicación interna y externa,



elaboración y publicación de contenidos de todo tipo.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES La persona que se incorpore a este puesto deberá hacerse cargo de las siguientes áreas:

Gestión ejecutiva

- Gestión integral de la agenda de Dirección.
- Organización y coordinación de reuniones internas y externas.
- Gestión de viajes, desplazamientos y logística asociada.
- Preparación de documentación para reuniones y eventos.
- Apoyo ejecutivo y administrativo a los distintos miembros del ET en tareas vinculadas al ejercicio de sus responsabilidades que no requieran su intervención directa.

Coordinación institucional

- Elaboración y seguimiento de convocatorias, actas y acuerdos.
- Atención y relación con interlocutores institucionales.
- Seguimiento de acuerdos, tareas y compromisos del ET, facilitando la coordinación entre sus miembros y recabando la información necesaria para su cumplimiento
- Apoyo en la coordinación de proyectos y actuaciones transversales que impliquen a distintas áreas o centros.

Gestión documental

- Organización y custodia de documentación estratégica.
- Control y actualización de archivos físicos y digitales.
- Garantía de confidencialidad y trazabilidad documental.
- Mantenimiento de sistemas de organización documental que faciliten la localización, actualización y disponibilidad de la información para el ET.

Soporte administrativo

- Elaboración de informes, presentaciones y comunicaciones.
- Gestión de correspondencia y correo electrónico.
- Seguimiento de tareas, hitos y compromisos de Dirección.

PERFIL PROFESIONAL REQUERIDO

Persona con experiencia o formación en secretaría de dirección o similar; resolutiva,



discreta y con vocación de servicio a la organización.

REQUISITOS

- Experiencia laboral en secretaría de dirección o similar.
- Conocimientos avanzados de Microsoft Office y de otras herramientas informáticas específicas de su ámbito y programas específicos del sector.
- Manejo avanzado de Microsoft 365, especialmente Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint y herramientas de gestión documental y trabajo colaborativo.
- Capacidad para incorporar y utilizar con solvencia nuevas herramientas digitales que mejoren la organización, coordinación y eficiencia del trabajo.
- Disponibilidad para viajar.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES QUE SE VALORARÁN

- Capacidad de trabajar tanto en equipo como individualmente.
- Capacidad de desenvolverse con soltura en el entorno digital y en la gestión documental.
- Catalán.
- Inglés.
- Capacidad de transmitir información compleja de un modo directo, claro y conciso.
- Capacidad de adaptarse a entornos y situaciones cambiantes.
- Capacidad de resolver problemas de forma autónoma.
- Capacidad de anticiparse a las necesidades de la dirección.
- Capacidad para manejar información sensible garantizando la confidencialidad y la protección de los datos.
- Capacidad de organizar y priorizar tareas simultáneamente.
- Capacidad para facilitar el trabajo de otros y contribuir al éxito colectivo.
- Se valorará especialmente experiencia en organizaciones educativas, fundaciones, entidades del tercer sector u organizaciones con estructuras descentralizadas.
- Sobresaliente capacidad de redacción y elaboración de documentos profesionales.
- Capacidad de síntesis y de identificar la información relevante.
- Experiencia directiva.
- Conocimientos de metodologías Agile.
- Conocimiento del entorno educativo y de la escuela concertada.
- Familiaridad con los tiempos y calendarios académicos.

LUGAR DE TRABAJO

Madrid, Sevilla, Barcelona o Lleida. Posibilidad de teletrabajo a negociar.

CONTACTO Las personas que lo deseen, pueden remitir sus candidaturas a [email protected].

📌 Secretaría de dirección (Madrid)
🏢 Fundación Educativa Ana María Janer
📍 Madrid