Buscamos un/a Office & Experience Hub Manager para nuestra sede de Sant Cugat. Serás la cara de BVI ante empleados, clientes y visitantes, y te encargarás de que la oficina, el Experience Hub y el almacén funcionen de forma segura, ordenada y acogedora. Además, tendrás margen para simplificar y digitalizar procesos.

Oficina e instalaciones

- Supervisar el día a día de la oficina y asegurar que las instalaciones estén en buen estado.
- Coordinar el mantenimiento y resolver las incidencias relacionadas con la oficina.
- Gestionar la correspondencia, la mensajería y las entregas.

Visitas y Experience Hub

- Gestionar la recepción, el registro y las acreditaciones de clientes, distribuidores y otros visitantes.
- Coordinar las salas de reuniones y las del Experience Hub: reservas, preparación, catering, equipamiento audiovisual y orden.

Seguridad y cumplimiento (rol de coordinación)

- Coordinar con el servicio de prevención y con Calidad/EHS la prevención de riesgos laborales, los planes de emergencia y evacuación, y los botiquines.
- Gestionar el control de accesos y dar seguimiento a la seguridad de las instalaciones.
- Velar por el uso de los equipos de protección individual y por el cumplimiento de las normas de seguridad en toda la sede, incluido el almacén.
- Facilitar el cumplimiento de los procedimientos internos y las políticas de seguridad.
- Este rol es de coordinación y seguimiento. No asume la responsabilidad técnica ni legal en materia de prevención de riesgos y seguridad,



que corresponde al servicio de prevención y a Calidad/EHS.

Proveedores y compras

- Gestionar suministros, pedidos y la relación con proveedores y prestadores de servicios (limpieza, mantenimiento, catering, etc.), optimizando costes.

Equipo y cultura

- Dar soporte administrativo al equipo local y colaborar con otros departamentos.
- Organizar reuniones, eventos internos y actividades de equipo que refuercen la cultura y el sentimiento de equipo.
- Apoyar la incorporación de nuevos empleados: acceso, puesto de trabajo y recursos necesarios.

Mejora continua y digitalización

- Proponer e implantar mejoras que simplifiquen el día a día: check-in de visitas, reservas de salas integradas en Teams, automatización de pedidos e incidencias, canal único de incidencias.
- Experiencia previa en Office Management, administración de oficina o un puesto similar.
- Destacado organización y capacidad para gestionar varias tareas a la vez.
- Proactividad, autonomía y orientación a resolver problemas.
- Buenas habilidades de comunicación y trato con equipos, clientes y visitantes.
- Inglés imprescindible [nivel B2/C1] y dominio del español. El catalán y otros idiomas se valorarán positivamente.
- Buen manejo de Microsoft 365 y Teams, y de herramientas digitales de reservas y visitas.

Se valorará

- Conocimientos de prevención de riesgos laborales y seguridad.
- Experiencia en entornos regulados (ISO 13485, GxP) o industriales.
- Interés en digitalizar y automatizar procesos (por ejemplo, Power Automate)

📌 Office & Experience Hub Manager – Barcelona (Sant Cugat) (Bellprat)
🏢 BVI Medical
📍 Bellprat