Buscamos un/a Office & Experience Hub Manager para nuestra sede de Sant Cugat. Serás la cara de BVI ante empleados, clientes y visitantes, y te encargarás de que la oficina, el Experience Hub y el almacén funcionen de forma segura, ordenada y acogedora. Además, tendrás margen para simplificar y digitalizar procesos.

Oficina e instalaciones

Supervisar el día a día de la oficina y asegurar que las instalaciones estén en buen estado.

Coordinar el mantenimiento y resolver las incidencias relacionadas con la oficina.

Gestionar la correspondencia, la mensajería y las entregas.

Visitas y Experience Hub

Gestionar la recepción, el registro y las acreditaciones de clientes, distribuidores y otros visitantes.

Coordinar las salas de reuniones y las del Experience Hub: reservas, preparación, catering, equipamiento audiovisual y orden.

Seguridad y cumplimiento (rol de coordinación)

Coordinar con el servicio de prevención y con Calidad/EHS la prevención de riesgos laborales, los planes de emergencia y evacuación, y los botiquines.

Gestionar el control de accesos y dar seguimiento a la seguridad de las instalaciones.

Velar por el uso de los equipos de protección individual y por el cumplimiento de las normas de seguridad en toda la sede, incluido el almacén.

Facilitar el cumplimiento de los procedimientos internos y las políticas de seguridad.

Este rol es de coordinación y seguimiento. No asume la responsabilidad técnica ni legal en materia de prevención de riesgos y seguridad, que corresponde al servicio de prevención y a Calidad/EHS.





Proveedores y compras

Gestionar suministros, pedidos y la relación con proveedores y prestadores de servicios (limpieza, mantenimiento, catering, etc.), optimizando costes.

Equipo y cultura

Dar soporte administrativo al equipo local y colaborar con otros departamentos.

Organizar reuniones, eventos internos y actividades de equipo que refuercen la cultura y el sentimiento de equipo.

Apoyar la incorporación de nuevos empleados: acceso, puesto de trabajo y recursos necesarios.

Mejora continua y digitalización

Proponer e implantar mejoras que simplifiquen el día a día: check-in de visitas, reservas de salas integradas en Teams, automatización de pedidos e incidencias, canal único de incidencias.

Experiencia previa en Office Management, administración de oficina o un puesto similar.

Sobresaliente organización y capacidad para gestionar varias tareas a la vez.

Proactividad, autonomía y orientación a resolver problemas.

Buenas habilidades de comunicación y trato con equipos, clientes y visitantes.

Inglés imprescindible [nivel B2/C1] y dominio del español. El catalán y otros idiomas se valorarán positivamente.

Buen manejo de Microsoft 365 y Teams, y de herramientas digitales de reservas y visitas.

Se valorará

Conocimientos de prevención de riesgos laborales y seguridad.

Experiencia en entornos regulados (ISO 13485, GxP) o industriales.

Interés en digitalizar y automatizar procesos (por ejemplo, Power Automate)

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📌 Office & Experience Hub Manager – Barcelona (Sant Cugat) (Bellprat)
🏢 BVI Medical
📍 Bellprat