Job Title

Administrativa

Job Description Summary

Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro. Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo productivo y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.

Job Description

1. Gestión administrativa general

- Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.
- Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.
- Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.
- Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.
- Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.
- Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.

2. Gestión de facturas y proveedores

- Recepción y registro de facturas de proveedores.
- Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.
- Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.
- Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.
- Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.
- Solicitud y seguimiento de presupuestos.




- Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.

3. Informes y control de información

- Elaboración de informes periódicos para la Gerencia.
- Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.
- Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.
- Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.
- Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.
- Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.

4. Atención a operadores y proveedores

- Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro.
- Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.
- Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.
- Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.
- Apoyo en la organización de reuniones y visitas.

5. Atención telefónica y presencial

- Atención y gestión de llamadas telefónicas.
- Recepción y atención de visitas.
- Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.
- Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.




- Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.

6. Correspondencia y mensajería

- Recepción, clasificación y distribución de correspondencia.
- Preparación y envío de documentación.
- Gestión de servicios de mensajería y courier.
- Seguimiento de envíos cuando sea necesario.
- Control y archivo de justificantes de envío y recepción.

7. Comunicaciones internas

- Preparación y envío de circulares y comunicaciones dirigidas a operadores.
- Distribución de comunicaciones de Gerencia y otros departamentos.
- Actualización de listados de distribución.
- Seguimiento de confirmaciones o respuestas cuando sea necesario.
- Apoyo administrativo en la organización de reuniones y comunicaciones con operadores.

8. Apoyo a Gerencia

- Soporte administrativo directo a la Gerencia del Centro.
- Preparación de documentación y reuniones.
- Elaboración de presentaciones, informes y documentos.
- Organización y seguimiento de tareas administrativas solicitadas por Gerencia.
- Recopilación de información de los diferentes departamentos para la elaboración de informes.
- Seguimiento de asuntos pendientes y plazos administrativos.

9. Apoyo a Marketing y acciones del Centro

- Soporte administrativo en campañas, promociones y actividades organizadas por el Centro.
- Solicitud y seguimiento de presupuestos de proveedores.
- Coordinación administrativa con agencias y proveedores externos.
- Gestión de documentación y materiales necesarios para las acciones.
- Apoyo en la comunicación con operadores participantes en promociones y campañas.

📌 Administrativa (Algeciras)
🏢 Cushman & Wakefield
📍 Algeciras