Job Title Administrativa

Job Description
Summary Misión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro. Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo optimizado y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro. 1. Gestión administrativa general Gestión y actualización de la documentación administrativa del Centro. Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital. Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento. Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones. Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia. Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro. 2. Gestión de facturas y proveedores Recepción y registro de facturas de proveedores. Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas. Preparación y distribución de facturas para su validación y firma. Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas. Gestión y actualización de bases de datos de proveedores. Solicitud y seguimiento de presupuestos. Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios. 3. Informes y control de información Elaboración de informes periódicos para la Gerencia. Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.



Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro. Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos. Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos. Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento. 4. Atención a operadores y proveedores Atención y canalización de consultas de los operadores del Centro. Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios. Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas. Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores. Apoyo en la organización de reuniones y visitas. 5. Atención telefónica y presencial Atención y gestión de llamadas telefónicas. Recepción y atención de visitas. Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente. Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro. Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales. 6. Correspondencia y mensajería Recepción, clasificación y distribución de correspondencia. Preparación y envío de documentación. Gestión de servicios de mensajería y courier. Seguimiento de envíos cuando sea necesario. Control y archivo de justificantes de envío y recepción. 7. Comunicaciones internas Preparación y envío de circulares y comunicaciones dirigidas a operadores. Distribución de comunicaciones de Gerencia y otros departamentos.



Actualización de listados de distribución. Seguimiento de confirmaciones o respuestas cuando sea necesario. Apoyo administrativo en la organización de reuniones y comunicaciones con operadores. 8. Apoyo a Gerencia Soporte administrativo directo a la Gerencia del Centro. Preparación de documentación y reuniones. Elaboración de presentaciones, informes y documentos. Organización y seguimiento de tareas administrativas solicitadas por Gerencia. Recopilación de información de los diferentes departamentos para la elaboración de informes. Seguimiento de asuntos pendientes y plazos administrativos. 9. Apoyo a Marketing y acciones del Centro Soporte administrativo en campañas, promociones y actividades organizadas por el Centro. Solicitud y seguimiento de presupuestos de proveedores. Coordinación administrativa con agencias y proveedores externos. Gestión de documentación y materiales necesarios para las acciones. Apoyo en la comunicación con operadores participantes en promociones y campañas. 10. Control de suministros y servicios de oficina Control del material de oficina y realización de pedidos. Seguimiento de los servicios generales de la oficina. Gestión administrativa de proveedores de telefonía, impresión, material, mensajería, etc. Comunicación y seguimiento de incidencias relacionadas con los equipos y servicios de oficina. 11. Archivo y gestión documental Organización y mantenimiento del archivo físico y digital. Control de versiones y actualización de documentación. Localización y suministro de documentación cuando sea requerida. Garantía de confidencialidad y correcto tratamiento de la información. 12. Otras funciones de soporte Apoyo puntual a otros departamentos del Centro en tareas administrativas. Elaborac

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