Sobre a oportunidade

Estamos estruturando um Escritório Pessoal para profissionalizar a gestão das demandas pessoais, administrativas e patrimoniais da nossa Diretoria. Buscamos uma pessoa com alto nível de organização, discrição e capacidade de resolução, que funcione como ponto central de acompanhamento das diferentes frentes da rotina pessoal. Esta não é uma posição limitada à organização de agenda ou ao recebimento de solicitações. Procuramos alguém capaz de entender uma demanda, pesquisar alternativas, organizar responsáveis, controlar prazos e custos, propor soluções e acompanhar cada assunto até sua conclusão. Principais responsabilidades

Centralizar e acompanhar demandas pessoais e administrativas; Organizar compromissos, documentos, vencimentos, renovações e pendências; Administrar informações relacionadas a imóveis, locações, condomínios, contratos, seguros, veículos e patrimônio; Realizar interface com contabilidade, jurídico, administradoras, fornecedores e prestadores de serviço; Organizar calendário financeiro, despesas recorrentes, pagamentos previstos, contratos e assinaturas; Pesquisar fornecedores, solicitar e comparar orçamentos; Acompanhar manutenções, reformas, serviços residenciais e projetos patrimoniais; Organizar viagens, passagens, hospedagens, reservas, transportes e documentos; Apoiar administrativamente a organização de consultas, exames e compromissos pessoais; Controlar cronogramas, responsáveis, custos,



pendências e próximos passos de projetos pessoais; Preparar informações e alternativas para decisões do titular; Realizar follow-up com fornecedores e profissionais até a efetiva conclusão das demandas; Manter documentos, históricos e informações organizados em ambiente digital; Produzir visão semanal consolidada das demandas abertas, concluídas, atrasadas e aguardando decisão; Realizar atividades externas relacionadas à rotina do Escritório Pessoal. O que esperamos dessa pessoa

Buscamos alguém que, diante de uma demanda, consiga retornar com: “Entendi o assunto, pesquisei as alternativas, esta é a minha recomendação, este é o custo e, com a sua aprovação, seguirei desta forma.” Esperamos uma atuação com autonomia operacional, senso de prioridade e responsabilidade pela conclusão das entregas. Requisitos obrigatórios

Experiência anterior em assistência executiva, gestão administrativa, operações, concierge, produção, hospitalidade, gestão de projetos ou atividades relacionadas; Experiência com controle de demandas, prazos, fornecedores e documentos; Destacado organização e capacidade de follow-up; Comunicação escrita e verbal clara e objetiva; Discrição para lidar com informações pessoais, familiares,



financeiras e patrimoniais; Conhecimento de Excel e ferramentas de produtividade; Familiaridade com calendários, armazenamento em nuvem e gestão digital de tarefas; CNH categoria B válida; Segurança e disponibilidade para dirigir; Disponibilidade para atuação presencial e realização de atividades externas; Ensino superior completo ou em andamento avançado. Diferenciais

Experiência atendendo empresários, executivos, famílias ou pessoas com rotinas de alta demanda; Vivência com gestão de imóveis, patrimônio, locações ou fornecedores residenciais; Experiência em Family Office, escritório pessoal ou empresa familiar; Atuação anterior em hotelaria premium, concierge, mercado imobiliário, clínicas particulares ou escritórios executivos; Conhecimento de Microsoft Teams, Planner, Outlook e ferramentas de inteligência artificial; Inglês intermediário ou avançado. Habilidades que fazem a diferença:

Organização e capacidade de acompanhar diferentes demandas simultaneamente; Iniciativa para antecipar necessidades e possíveis problemas; Capacidade de transformar demandas em soluções práticas; Senso de prioridade e agilidade na tomada de decisão; Comunicação clara, objetiva e adequada ao ambiente executivo; Discrição e responsabilidade no tratamento de informações confidenciais; Firmeza e cordialidade na condução de fornecedores e prestadores; Disciplina para realizar cobranças e acompanhar prazos; Atenção aos detalhes sem burocratizar os processos; Comprometimento com a resolução completa das demandas.

#J-18808-Ljbffr

📌 ASSESSOR(A) EXECUTIVO(A) PESSOAL
🏢 Alfaiataria de Ideias
📍 Serra