FUNDACIÓ ULLS DEL MÓN és una entitat sense ànim de lucre que contribueix a que les persones amb deficiències visuals i sense recursos econòmics dels països i societats amb un nivell desenvolupament humà baix o mitjà puguin rebre atenció oftalmològica de qualitat per part dels seus serveis locals de salut, i a crear les condicions per reduir la incidència de patologies oculars a cada territori.
Actualment, Ulls del món té programes en funcionament als campaments de població refugiada sahrauí de Tinduf (Algèria), Moçambic, Bolívia i Mali. (Per a més informació: www.ullsdelmon.org).
Actualment, la Fundació necessita incorporar un/a:
Tècnic/a Gestió Administrativa /Office Manager
A. CONTINGUT FUNCIONAL
MISSIÓ
Garantir el correcte funcionament de l’oficina de la seu de Barcelona i de la gestió administrativa de la Fundació, essent la persona referent per a sistemes d’informació i noves tecnologies i donant suport als processos operatius i de suport de les diferents àrees: Direcció, Comunicació, Captació i Col·laboracions Estratègiques, Projectes d’actuació, Finances i Gestió de persones.
RESPONSABILITATS
1. Funcionament general de l’oficina i administració Activitats principals:
•Recepció de visites, atenció telefònica i gestió de correspondència, física i online amb els diferents correus de la Fundació.
•Gestió de l’arxiu i de la documentació administrativa.
•Gestió dels inventaris: entrades i sortides de material oftalmològic i òptic, i control de l’inventari d’obres d’art, i gestió de compres de material per a l’oficina.
•Control i seguiment de les assegurances.
•Supervisar i vetllar pel compliment de la normativa vigent de protecció de dades.
•Relació amb proveïdors de serveis de seu i control de despeses.
•Registre de documents legals i gestions amb la notaria d’acord amb la normativa recurrent de fundacions.

2.



Coordinació dels sistemes d’informació i noves tecnologies de la fundació Activitats principals:
•En col·laboració amb el servei extern d’informàtica aportarà les solucions tècniques més adequades segons les necessitats, tant de hardware com de software.
•Gestió i manteniment de la base de dades (CRM).
•Emissió de certificats de donació (model 182) mitjançant CRM.

3. En l’àrea de gestió de persones Activitats principals:
•Gestió de la documentació laboral dels treballadors i treballadores i mantenir actualitzada la relació de llocs de treball de tot l’equip operatiu de la Fundació.
•Control de registre horari, vacances i calendari laboral .
•Seguiment i gestió de les formacions de les persones de l’equip, i tramitació de les formacions bonificades.
•Coordinació amb els serveis externs de prevenció de riscos laborals.
•Suport en els processos de selecció de personal contractat, voluntariat i en pràctiques.
•Gestió i coordinació del voluntariat de seu.
•Gestió logística de viatges.
•Organització de trobades de l’equip i reunions globals.

4. Suport a Direcció, Captació, Col·laboracions Estratègiques i Comunicació
•Enviament de comunicacions als socis, voluntaris i seguidors via Mailchimp (felicitacions de Nadal, invitacions Aniversari, enviament memòria anual).
•Suport en l’actualització de la web.
•Gestió dels socis i donacions a CRM.
•Suport administratiu i logístic en l’organització d’esdeveniments (La Nit, Aniversaris, Jornades, Congressos i exposicions, Consell Assessor, Patronat).

B. ENTORN ORGANITZATIU
La persona per a la gestió administrativa depèn jeràrquicament de la responsable d’Administració i Finances, i estableix vincles funcionals de col·laboració amb la Directora, amb la responsable de Comunicació i amb la responsable de
Col·laboracions Estratègiques.

C. PERFIL PROFESSIONAL Coneixements necessaris
•Formació i/o experiència en gestió administrativa

📌 Tecnic/a Gestió Administrativa /Office Manager Fundació Ulls del món (Barcelona)
🏢 Maria Belén Ugarte Farrerons
📍 Barcelona