Job Purpose Ensure Customer Service and Order Entry processes, for Spain business by guaranteeing the operation of the flow of orders and the management and control of related tasks for the proper functioning of the organization.

Key Responsibilities
Order to cash
• Order entry: hospitals, wholesaler and retail pharmacies
• Process and manage orders in the system and ensure reach to the Logistic Agency to be delivered.
• Discounts and pricing revision and alignment for orders.
• Registration and updating of processed orders and data Customer Service
• Answer phone calls and emails from clients.
• Management of incidents with orders from customers and logistics.
• New customers SAP management request.
• Customer data info update and management.
• Customer complaints and claims management. Supply Management
• Check the stock with frequency to ensure we don’t run out of stock.
• Expiry date continuous check and short shelf life management.
• Returns management and coordination.
• Ensure that the returns from customers received in our warehouse in good conditions to be sold are updated in the stock of SAP Invoice Management (support tasks related to CS & OE while coordinated with Customer Service & Finance)
• Check that all invoices from sale orders are raised in SAP.
• Ensure all invoices are sent to customers through Edicom/SAP or manually, when required.
• Check the status of invoices in Edicom portal and solve invoice issues with customers.
• Credit notes and debit notes: approval from Finance Team and management (raise and send to customer).
• Support to Finance on clearing invoices: allocation concepts, translation. Ensure all payments are cleared properly. Educational

qualifications:




• Science Degree
• Medium level of Excel & MSOffice package.
• Experience in order entry preferably in Pharma field.
• High level of English. Relevant

experience:
• 1-2 year experience in Customer service
• Experience in SAP systems ------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Propósito del puesto Garantizar los procesos de Atención al Cliente y Gestión/Introducción de Pedidos (Order Entry) para el negocio de España, asegurando el correcto funcionamiento del flujo de pedidos, así como la gestión y el control de las tareas relacionadas para el adecuado funcionamiento de la organización. Responsabilidades clave Order to Cash
• Introducción de pedidos: hospitales, mayoristas y farmacias minoristas.
• Procesar y gestionar los pedidos en el sistema y garantizar su envío al operador logístico para su entrega.
• Revisión y alineación de descuentos y precios aplicables a los pedidos.
• Registro y actualización de los pedidos procesados y de los datos correspondientes. Atención al Cliente
• Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos de clientes.
• Gestión de incidencias relacionadas con pedidos de clientes y logística.
• Gestión de solicitudes de alta de nuevos clientes en SAP.
• Actualización y gestión de la información de datos de clientes.




• Gestión de reclamaciones y quejas de clientes. Gestión de Suministro
• Revisar periódicamente el stock para asegurar que no haya roturas de stock.
• Realizar un seguimiento continuo de las fechas de caducidad y gestionar productos con vida beneficioso reducida.
• Gestión y coordinación de devoluciones.
• Garantizar que las devoluciones recibidas de los clientes en nuestro almacén, en condiciones aptas para su venta, sean actualizadas correctamente en el stock de SAP. Gestión de Facturación (Tareas de apoyo relacionadas con Atención al Cliente y Gestión de Pedidos, coordinadas con los equipos de Atención al Cliente y Finanzas)
• Verificar que todas las facturas derivadas de pedidos de venta se emitan en SAP.
• Garantizar que todas las facturas sean enviadas a los clientes a través de Edicom/SAP o manualmente cuando sea necesario.
• Revisar el estado de las facturas en el portal Edicom y resolver incidencias de facturación con los clientes.
• Notas de crédito y notas de débito: gestionar la aprobación por parte del equipo de Finanzas y tramitar su emisión y envío al cliente.
• Apoyar al equipo de Finanzas en la conciliación de facturas: conceptos de asignación, traducciones y asegurar que todos los pagos se compensen correctamente. Formación académica
• Titulación universitaria en Ciencias.
• Nivel medio de Excel y del paquete Microsoft Office.
• Experiencia en gestión/introducción de pedidos, preferiblemente en el sector farmacéutico.
• Nivel alto de inglés. Experiencia relevante
• Entre 1 y 2 años de experiencia en Atención al Cliente.
• Experiencia en el uso de sistemas SAP.

📌 Customer Service (Madrid)
🏢 Cipla
📍 Madrid