Purpose

Buscamos un/a Office &

Experience Hub Manager para nuestra sede de Sant Cugat. Serás la cara de BVI ante empleados, clientes y visitantes, y te encargarás de que la oficina, el Experience Hub y el almacén funcionen de forma segura, ordenada y acogedora. Además, tendrás margen para simplificar y digitalizar procesos.

Key Responsibilities

QUÉ HARÁS

Oficina e instalaciones

- Supervisar el día a día de la oficina y asegurar que las instalaciones estén en buen estado.
- Coordinar el mantenimiento y resolver las incidencias relacionadas con la oficina.
- Gestionar la correspondencia, la mensajería y las entregas.

Visitas y Experience Hub
- Gestionar la recepción, el registro y las acreditaciones de clientes, distribuidores y otros visitantes.
- Coordinar las salas de reuniones y las del Experience Hub: reservas, preparación, catering, equipamiento audiovisual y orden.

Seguridad y cumplimiento (rol de coordinación)
- Coordinar con el servicio de prevención y con Calidad/EHS la prevención de riesgos laborales, los planes de emergencia y evacuación, y los botiquines.
- Gestionar el control de accesos y dar seguimiento a la seguridad de las instalaciones.
- Velar por el uso de los equipos de protección individual y por el cumplimiento de las normas de seguridad en toda la sede, incluido el almacén.
- Facilitar el cumplimiento de los procedimientos internos y las políticas de seguridad.
- Este rol es de coordinación y seguimiento. No asume la responsabilidad técnica ni legal en materia de prevención de riesgos y seguridad, que corresponde al servicio de prevención y a Calidad/EHS.

Proveedores y compras
- Gestionar suministros, pedidos y la relación con proveedores y prestadores de servicios (limpieza, mantenimiento, catering, etc.), optimizando costes.

Equipo y cultura
- Dar soporte administrativo al equipo local y colaborar con otros departamentos.
- Organizar reuniones, eventos internos y actividades de equipo que refuercen la cultura y el sentimiento de equipo.
- Apoyar la incorporación de nuevos empleados: acceso,



puesto de trabajo y recursos necesarios.

Mejora continua y digitalización
- Proponer e implantar mejoras que simplifiquen el día a día: check-in de visitas, reservas de salas integradas en Teams, automatización de pedidos e incidencias, canal único de incidencias.

Qualification

QUÉ BUSCAMOS

- Experiencia previa en Office Management, administración de oficina o un puesto similar.
- Destacado organización y capacidad para gestionar varias tareas a la vez.
- Proactividad, autonomía y orientación a resolver problemas.
- Buenas habilidades de comunicación y trato con equipos, clientes y visitantes.
- Inglés imprescindible [nivel B2/C1] y dominio del español. El catalán y otros idiomas se valorarán positivamente.
- Buen manejo de Microsoft 365 y Teams, y de herramientas digitales de reservas y visitas.

Se valorará
- Conocimientos de prevención de riesgos laborales y seguridad.
- Experiencia en entornos regulados (ISO 13485, GxP) o industriales.
- Interés en digitalizar y automatizar procesos (por ejemplo, Power Automate)

Company BVI® is refocusing the future of vision. As one of the fastest-growing, diversified surgical ophthalmic businesses in the world, our purpose-built portfolio of trusted brands includes: Beaver® (Knives and Blades), Visitec® (Cannulas), Malosa® (Single-Use Instruments), Vitreq® (Vitreoretinal Surgical Products) and PhysIOL® (Premium IOLs), and spans more than 90 countries.

We’ve set our sights on touching the lives of millions of patients affected by conditions such as cataracts, refractive error, glaucoma, retinal disease, and dry eye. Unburdened by legacy or bureaucracy, we have developed our strategy around a simple concept – taking pride in delivering innovative solutions for our physicians and patients, based on their needs. We trust and empower our associates to make decisions and solve problems because collaboration drives us.

Valuing agility, simplicity, and transparency, we stay committed to listening to our customers, delivering for our patients, and keeping the future in focus.

Learn more at www.bvimedical.com

📌 Office & Experience Hub Manager – Barcelona (Sant Cugat)
🏢 BVI Medical
📍 Barcelona