Descripción del puesto

Buscamos incorporar un/a Recepcionista para proporcionar apoyo en la recepción y en diferentes tareas administrativas y de soporte a las instalaciones.

Esta posición será el primer punto de contacto para empleados, clientes, proveedores y visitantes, por lo que buscamos una persona con clara orientación al servicio, buenas habilidades de comunicación y capacidad para desenvolverse en un entorno profesional.

Además de las funciones propias de recepción, la persona seleccionada dará soporte en la gestión de salas de reuniones, correspondencia, proveedores, órdenes de trabajo y otras actividades relacionadas con el correcto funcionamiento de las instalaciones.

Funciones y responsabilidades

Recepción y atención al cliente

- Recibir y atender a empleados, clientes, proveedores y visitantes.
- Gestionar el registro de visitas mediante el sistema de identificación correspondiente.
- Emitir pases de visitante y coordinar acompañamientos cuando sea necesario.
- Atender y dirigir llamadas entrantes al personal o departamento correspondiente.
- Responder consultas y solicitudes, ofreciendo un servicio profesional, ágil y de calidad.
- Realizar seguimiento de las solicitudes cuando sea necesario para garantizar una correcta atención.

Gestión de salas de reuniones y eventos

- Coordinar la reserva, preparación y organización de salas de reuniones y conferencias.
- Gestionar proyectores, equipos audiovisuales y otros recursos necesarios para reuniones.
- Organizar videoconferencias y conferencias web cuando sea necesario.
- Coordinar servicios de catering para reuniones y eventos.




- Gestionar las aprobaciones correspondientes y revisar las facturas relacionadas con estos servicios.

Soporte administrativo y de instalaciones

- Crear órdenes de trabajo y asignarlas a técnicos, subcontratistas y proveedores.
- Realizar el seguimiento de órdenes de trabajo abiertas y cerradas, verificando su estado con los técnicos o proveedores correspondientes.
- Mantener actualizados los archivos de órdenes de trabajo, propuestas, proveedores y otra documentación del departamento.
- Crear y mantener archivos de proveedores, verificando que la documentación recibida sea correcta y esté completa.
- Dar soporte a los proveedores en los procedimientos relacionados con órdenes de trabajo y facturación.
- Procesar facturas y asegurar la correcta asignación del centro de costes.
- Mantener registros de solicitudes de servicio y realizar seguimiento de su estado.
- Dar apoyo en inspecciones de las instalaciones cuando sea necesario.
- Colaborar en la implementación y formación relacionada con procesos y procedimientos internos.

Correspondencia, suministros y servicios generales

- Gestionar la recepción, registro y distribución de correo, mensajería, paquetes y entregas.
- Coordinar servicios de mensajería cuando sea necesario.
- Seguir los procedimientos de seguridad establecidos para las entregas recibidas.




- Solicitar material de oficina y otros suministros necesarios para el funcionamiento diario de las instalaciones.
- Mantener la recepción, salas de reuniones, cafetería y otras zonas comunes ordenadas y correctamente acondicionadas.
- Solicitar servicios de limpieza, mantenimiento o reparación cuando sea necesario.
- Revisar periódicamente los equipos de las zonas comunes y coordinar su mantenimiento.
- Facilitar información sobre servicios de transporte, alojamiento u otros servicios de apoyo para visitantes cuando sea necesario.
- Realizar otras tareas administrativas relacionadas con el puesto.

Perfil competente

Formación y experiencia

- Educación secundaria finalizada o experiencia profesional equivalente.
- Nivel de inglés C1.
- Se valorará experiencia previa de 1 año en recepción, atención al cliente, conserjería, hospitality o posiciones similares.
- Buen manejo de herramientas informáticas para la gestión de correo electrónico, órdenes de trabajo y otras tareas administrativas.

Competencias

- Clara orientación al cliente y vocación de servicio.
- Excelentes habilidades de comunicación y trato interpersonal.
- Organización y atención al detalle.
- Capacidad para gestionar diferentes tareas y prioridades.
- Proactividad y capacidad de resolución de incidencias.
- Profesionalidad y buena presencia en la atención a empleados, clientes y visitantes.
- Capacidad para trabajar y comunicarse eficazmente con diferentes equipos, proveedores y clientes.

Condiciones del puesto

- Jornada: Parcial, 30 horas semanales.
- Horario: De lunes a viernes, de 14:00 a 20:00.

📌 Receptionist (Madrid)
🏢 CBRE
📍 Madrid