Desde una compañía líder en su sector buscamos incorporar una persona organizada, resolutiva y con clara orientación al servicio para proporcionar soporte administrativo y organizativo a distintas direcciones de la organización.

La posición colaborará directamente con la Secretaría de Alta Dirección y desarrollará sus funciones bajo su coordinación funcional, siguiendo las prioridades y procedimientos establecidos. Además, durante periodos puntuales de ausencia, garantizará la continuidad del servicio prestando cobertura a las funciones de asistencia ejecutiva.

Buscamos un perfil con una buena base administrativa, iniciativa y capacidad de aprendizaje. No es imprescindible contar con una trayectoria extensa como asistente de dirección: valoraremos especialmente la actitud, la responsabilidad y el potencial para crecer en la posición.

¿Cuáles serán tus principales responsabilidades?

Gestión administrativa y económica

- Gestionar, registrar y realizar el seguimiento de facturas, tickets, gastos y justificantes.
- Tramitar necesidades de compra, pedidos y otras solicitudes administrativas.
- Coordinar gestiones con los departamentos de Compras, Finanzas, Asesoría y otras áreas implicadas.
- Realizar el seguimiento de solicitudes pendientes, vencimientos y confirmaciones de ejecución.
- Gestionar la documentación, el archivo y la actualización de registros administrativos.
- Resolver y realizar el seguimiento de incidencias administrativas.

Soporte a las distintas direcciones

- Apoyar en la organización y gestión de agendas, reuniones y compromisos profesionales.
- Reservar y coordinar salas y espacios de reunión.
- Organizar convocatorias, visitas y encuentros internos y externos.




- Preparar y distribuir documentación y materiales de apoyo.
- Gestionar comunicaciones, llamadas, correos y solicitudes dirigidas al secretariado.
- Colaborar en la organización de viajes, desplazamientos y otras necesidades logísticas.
- Mantener una coordinación fluida con interlocutores internos y externos.

Apoyo a la Secretaría de Alta Dirección

- Dar soporte directo a la Secretaría de Alta Dirección en las tareas y prioridades que se determinen.
- Ejecutar las actividades administrativas derivadas de la planificación del secretariado.
- Realizar el seguimiento de asuntos pendientes, compromisos y solicitudes de las diferentes direcciones.
- Colaborar en la estandarización de procedimientos y en la mejora de los procesos administrativos.
- Comunicar y escalar las incidencias que requieran intervención o priorización.
- Contribuir a garantizar la continuidad del servicio y una adecuada coordinación entre ambas posiciones.

Durante los periodos de vacaciones, permisos u otras ausencias de la persona responsable de la Secretaría de Alta Dirección, la posición deberá:

- Dar cobertura temporal a las funciones de asistencia ejecutiva y secretaría de Presidencia y Alta Dirección.
- Gestionar agendas, reuniones, comunicaciones, visitas y compromisos institucionales.




- Coordinar asuntos prioritarios, garantizando la confidencialidad, la calidad y la continuidad del servicio.
- Adaptarse a las necesidades organizativas puntuales derivadas de estos periodos de cobertura, dentro del marco laboral aplicable.

Nos gustaría incorporar una persona:

- Con iniciativa, proactividad y clara orientación al servicio.
- Organizada, metódica y con capacidad para realizar el seguimiento y cierre de las tareas.
- Flexible, adaptable y receptiva al aprendizaje y al feedback.
- Con facilidad para trabajar en equipo y colaborar dentro de un modelo de coordinación funcional definido.
- Discreta, responsable y especialmente cuidadosa en el tratamiento de información confidencial.
- Con buenas habilidades de comunicación y capacidad para relacionarse con diferentes interlocutores.
- Resolutiva y capaz de gestionar varias tareas simultáneamente sin perder de vista las prioridades.
- Con una buena base administrativa y motivación para desarrollarse en funciones de soporte a dirección.

Horario

La posición requiere disponibilidad para trabajar presencialmente en un horario que permita dar cobertura a las distintas direcciones. Nuestras oficinas están situadas en zona norte, bien comunicada por Metro y Renfe.

- De lunes a jueves: entrada flexible entre las 10:00 y las 10:30, con salida a partir de las 19:15, una vez completadas 8 horas y 15 minutos de jornada.
- Viernes: entrada adaptable entre las 9:15 y las 9:45, con salida a partir de las 15:30, una vez completadas 6 horas y 30 minutos de jornada.

Jornada intensiva

Durante los periodos en los que resulte aplicable:

- De l

📌 Asistente de Dirección Junior | Soporte Corporativo (Madrid)
🏢 EmpresaConfidencial
📍 Madrid