Role:

Front Desk Supervisor / Jefe/a de Recepción – Flex Living

Type:

Full-time – turnos rotativos, incluidos fines de semana y festivos

EPISODƎ es una marca premium de flex living, orientada a la comunidad y diseñada para personas en momentos de transición: estudiantes internacionales, profesionales en remoto y perfiles globales. Vamos más allá de unidades privadas totalmente equipadas con suministros incluidos: creamos un estilo de vida que combina alojamiento de alto nivel con espacios de coworking, bienestar y una comunidad global y abierta.

Role Overview Buscamos un/a Front Desk Supervisor para liderar y coordinar las operaciones de recepción de nuestro hub de Madrid, garantizando una experiencia excelente para los huéspedes y el correcto funcionamiento del edificio en un entorno Flex Living.

El puesto combina la supervisión operativa del día a día, el desarrollo y la motivación del equipo de recepción y la coordinación con los departamentos internos y proveedores externos para asegurar calidad, eficiencia y consistencia en el servicio. Impulsarás la mejora continua de los procesos, la satisfacción y fidelización de los huéspedes y la optimización de recursos, adaptándote a las particularidades de estancias de corta, media y larga duración.

About EPISODƎ EPISODƎ es una marca premium de flex living, orientada a la comunidad y diseñada para personas en momentos de transición: estudiantes internacionales, profesionales en remoto y perfiles globales. Vamos más allá de unidades privadas totalmente equipadas con suministros incluidos: creamos un estilo de vida que combina alojamiento de alto nivel con espacios de coworking, bienestar y una comunidad global y abierta.

Role Overview Buscamos un/a Front Desk Supervisor para liderar y coordinar las operaciones de recepción de nuestro hub de Madrid, garantizando una experiencia excelente para los huéspedes y el correcto funcionamiento del edificio en un entorno Flex Living.

El puesto combina la supervisión operativa del día a día, el desarrollo y la motivación del equipo de recepción y la coordinación con los departamentos internos y proveedores externos para asegurar calidad, eficiencia y consistencia en el servicio. Impulsarás la mejora continua de los procesos, la satisfacción y fidelización de los huéspedes y la optimización de recursos, adaptándote a las particularidades de estancias de corta, media y larga duración.

Key Responsibilities 1. Gestión operativa de Recepción

Operación diaria:

Coordinar y supervisar las operaciones diarias de Recepción, garantizando la eficiencia operativa, el cumplimiento de los estándares de servicio y una experiencia positiva durante todo el ciclo de estancia.

Check-in / check-out:

Supervisar los procesos de check-in y check-out, la atención al huésped y el seguimiento y resolución de incidencias.

Control operativo:

Controlar reservas, ocupación, asignación de unidades, arqueos de caja y facturación, asegurando la precisión de la información y el cumplimiento de los procedimientos.

Estancias flexibles:

Gestionar las particularidades de las estancias de corta, media y larga duración, adaptando los procesos a cada huésped y garantizando la continuidad del servicio.

Mejora continua:





Identificar oportunidades de mejora en los procesos e implementar soluciones que aporten eficiencia, optimización de recursos y satisfacción del huésped.

2. Liderazgo y desarrollo del equipo

Liderazgo:

Liderar, coordinar y supervisar al equipo de recepción, garantizando un servicio consistente y alineado con los estándares de la compañía.

Formación y desarrollo:

Formar, acompañar y desarrollar al equipo, fomentando una cultura de orientación al cliente, autonomía, flexibilidad operativa y resolución eficaz de problemas.

Planificación de turnos:

Organizar los turnos y la planificación de recursos en función de la ocupación, los patrones de llegada y salida y el modelo de atención.

Desempeño:

Realizar seguimiento periódico del desempeño individual y del equipo, estableciendo objetivos y promoviendo la mejora continua.

Procedimientos:

Garantizar que el equipo conoce y aplica los procedimientos operativos, las herramientas digitales y los protocolos de atención y gestión de incidencias.

3. Experiencia y satisfacción del huésped

Experiencia end-to-end:

Garantizar una experiencia fluida, personalizada y consistente desde la reserva y la llegada hasta la salida, adaptada a huéspedes de corta, media y larga duración.

Relación con el residente:

Fomentar una relación cercana con los huéspedes, especialmente en estancias prolongadas, haciendo seguimiento de sus necesidades y anticipándose a posibles incidencias.

Comunicación:

Supervisar los canales de comunicación con los huéspedes, asegurando respuestas ágiles, información clara y soluciones eficaces ante cualquier solicitud o reclamación.

Autoservicio digital:

Impulsar la autonomía del huésped mediante herramientas digitales y procesos de autoservicio, garantizando una experiencia sencilla y eficiente sin comprometer la calidad del servicio.

Reputación online:

Hacer seguimiento de valoraciones, comentarios y opiniones en plataformas digitales, proponiendo acciones para mejorar la satisfacción y la reputación online.

4. Coordinación interdepartamental y proveedores

Coordinación interna:

Coordinarse con Reservas, Housekeeping, Mantenimiento, Administración, Leasing y demás equipos implicados para garantizar el correcto funcionamiento de la operación.

Incidencias:

Realizar seguimiento integral de las incidencias de limpieza, mantenimiento, estado de las unidades y servicios, asegurando su resolución en plazo.

Estado de las unidades:

Asegurar que las unidades están disponibles y en condiciones adecuadas antes de cada llegada y coordinar la supervisión de las habitaciones en las salidas.

Proveedores externos:

Coordinar y supervisar a proveedores externos, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad, los niveles de servicio y los procedimientos establecidos.

Soporte administrativo:

Dar soporte administrativo a Reservas y Eventos cuando sea necesario: gestión documental,



facturación y coordinación de necesidades operativas.

5. PMS, inventario y control de gestión

PMS:

Garantizar el uso correcto del PMS y la calidad, exactitud y actualización de la información registrada en los sistemas, incluyendo la integridad de los perfiles de huésped conforme a la normativa de protección de datos.

Reservas:

Supervisar la introducción, modificación y seguimiento de reservas (unidades, fechas, tarifas, condiciones, prolongaciones y finalizaciones), evitando errores de asignación y situaciones de sobreventa.

Inventario:

Mantener actualizado el inventario de unidades y su disponibilidad comercial y operativa, coordinando bloqueos, incidencias y cambios de estado con los departamentos implicados.

Herramientas digitales:

Supervalidar el correcto funcionamiento de las herramientas tecnológicas de la operación: check-in online, control de accesos y comunicación digital.

Reporting:

Elaborar y analizar informes semanales y mensuales de ocupación, ADR, ingresos, satisfacción del huésped e incidencias; analizar duración media de estancia, rotación de unidades y renovaciones, identificando tendencias y oportunidades.

Revenue:

Colaborar con Dirección, Reservas y Leasing en el seguimiento de disponibilidad, tarifas, ocupación y rendimiento del establecimiento.

6. Seguridad, cumplimiento y procedimientos

Normativa:

Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos y de la normativa aplicable en seguridad, prevención de riesgos, protección contra incendios y protección de huéspedes y empleados.

Registro y accesos:

Supervisar la correcta aplicación de los procedimientos de identificación y registro de huéspedes, gestión de accesos y custodia de la información.

Emergencias:

Asegurar que los protocolos de seguridad y actuación ante emergencias son conocidos y aplicados por el equipo y los proveedores implicados.

Procedimientos:

Mantener actualizados los procedimientos operativos y promover una cultura de prevención, cumplimiento y mejora continua.

Requirements (Who You Are)

Experiencia:

Experiencia previa en recepción hotelera, Flex Living o alojamientos similares, incluyendo gestión de estancias de corta, media y larga duración.

Liderazgo:

Experiencia liderando equipos de recepción, planificando turnos y optimizando recursos.

Idiomas:

Nivel alto de español e inglés, oral y escrito.

Tech-Savvy:

Manejo de PMS (se valorará MEWS), conocimiento de reservas y herramientas digitales de recepción.

Orientación al cliente:

Excelentes habilidades de comunicación, orientación al cliente y resolución de incidencias.

Organización:

Capacidad de organización, flexibilidad y gestión de prioridades operativas.

Mejora continua:

Orientación a la mejora continua y a la fidelización de huéspedes.

Disponibilidad:

Disponibilidad para trabajar en turnos, fines de semana y festivos.

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