Desde Gi Group buscamos incorporar un/a
Administrativo/a – Gestión Documental
para una empresa constructora con estudio de arquitectura en plena expansión en España, Portugal e Hispanoamérica.
Buscamos una persona con perfil administrativo real y fiable, que quiera desarrollarse a largo plazo en un departamento de Administración, polivalente y resolutiva, con base contable (sin necesidad de gran dominio del PGC), y con capacidad para llevar el día a día con orden, seguimiento y criterio.
La persona incorporada tendrá la misión de dar soporte transversal al Departamento Financiero y áreas relacionadas (Contabilidad, Legal, RRHH y PRL), asegurando el registro y control administrativo de gastos y facturas, el buen uso de plataformas internas (gastos y fichaje) y una gestión documental rigurosa.
Apoyo a Contabilidad y Finanzas
Apoyo al equipo contable en el registro de facturas y gastos generales (ej.: suministros de luz, facturas de gestoría y otros proveedores), asegurando su correcta contabilización en el programa/ERP.
Coordinación con el área contable para mantener la información organizada y trazable.
Soporte en la preparación y control documental ante auditorías externas e inspecciones, facilitando documentación y seguimiento de requerimientos.
Gestión y revisión del proceso de gastos de personal a través de la plataforma corporativa (validación, control de incidencias, seguimiento).
Revisión general del fichaje/control horario, asegurando consistencia y resolución de incidencias en coordinación con las áreas internas.
Gestión documental y trámites con organismos
Archivo y custodia de documentación física y digital,



manteniendo un sistema ordenado y accesible.
Seguimiento de notificaciones electrónicas de organismos públicos y apoyo en su gestión/derivación interna.
Tramitación de licencias y tasas de ocupación de vía pública, muy valorable haber gestionado este tipo de trámites en empresas del entorno construcción/obra/instalaciones.
Trabajo en coordinación con Contabilidad, Legal, RRHH y PRL, con supervisión directa, manteniendo un alto nivel de seguimiento y comunicación.
Formación en FP Grado Superior en Administración y Finanzas o similar (valorable formación universitaria relacionada).
Experiencia previa (idealmente +3 años) en roles administrativos dentro de departamento de Administración/Finanzas, con base contable (no se requiere conocimiento avanzado de Plan General Contable).
Experiencia en registro de facturas/gastos y manejo de programas de gestión/ERP.
Manejo de Excel (control y seguimiento).
Perfil administrativo vocacional: persona metódica, organizada, polivalente...
Valorable que aporte madurez y estabilidad.
Experiencia previa en empresas con actividad de construcción/obra/instalaciones por la gestión de ocupación de vía pública y documentación de obra.
Conocimiento y uso de plataformas de gastos, control horario y herramientas de gestión documental.
Experiencia en coordinación con PRL/mutua (aunque sea administrativa).
Banda salarial: según experiencia.
Variable/beneficios: Ticket restaurante y bonus.
Horario: L-J de 08:30 a 18:00 (pausa 14:*:00).
Viernes 08:*:30.
Flexibilidad de 30' en entrada/salida.
Teletrabajo: hasta 6 días/mes coordinado con el departamento.
#J-*-Ljbffr

📌 Administrativo/A De Gestión (Madrid)
🏢 Gi Group UK
📍 Madrid