¿Eres una persona meticulosa, resolutiva y con ganas de aportar en un entorno dinámico e internacional?
Buscamos un perfil de Office Manager administrativo con experiencia para integrarse en un equipo profesional, cooperativo y orientado a resultados.

Funciones:
Responsabilizarse del correcto funcionamiento y uso de las oficinas (2.000 m2 y 100 personas), especialmente las áreas comunes, office, auditorio y salas de reuniones.
· Conocer el proyecto de la oficina desde la fase de proyecto en planos hasta su entrega.
· Conocer los detalles de funcionamiento y el calendario de planes de mantenimiento de las instalaciones, eléctricas, alumbrado, climatización, audiovisuales y protección contra incendios.
· Atender y solucionar problemas técnicos básicos de la utilización de los equipos anteriormente mencionados y todos aquellos que puedan afectar a los usuarios.
· Reportar y gestionar los problemas, que detecte y que no pueda solucionar, con las empresas implicadas (mantenimiento y limpieza tanto propio como del arrendador) y departamentos del cliente (Real Estate, Informática, etc.).
· Asegurar el correcto estado de orden, limpieza y equipamiento de las oficinas, especialmente de las salas comunes y de reuniones.
· Atender a las políticas de personal, HSE aplicables y colaborar con los departamentos implicados en su aplicación,



diseñando las normas y manuales de uso de las instalaciones generales de la oficina, como pueden ser las salas de reuniones y equipos audiovisuales.
· Promover y velar por el correcto uso de las instalaciones conforme a las normas establecidas.
· Gestionar el sistema de reservas de recursos compartidos.
· Mediar por la correcta reserva, uso de las salas y equipos compartidos.
· Ser el referente para la comunicación, ayuda y resolución de incidencias por parte de los usuarios.
· Ser el primer interlocutor con los servicios generales para con el cliente, como mantenimiento, seguridad y limpieza.
· Ser el referente para la atención básica de visitas, colaborando en que se familiaricen con las instalaciones y solventar sus necesidades durante su estancia.
· Colaborar con el personal del cliente para garantizar el perfecto desarrollo de reuniones, juntas del comité de dirección y comunicación, town-hall de resultados anuales, etc.
· Colaborar en la distribución de correo, paquetería y valija.
· Colaborar y participar en los planes de actuación diseñados frente a emergencias.

Relaciones internas y externas:
· Gestionar las relaciones con la propiedad del edificio, seguridad, limpieza, mantenimiento, informática, recursos humanos, dirección, comunicación, real estate, correos, valija, paquetería, etc.

📌 Office Manager/ administrativo (España)
🏢 Apleona Ibérica
📍 España