Company: EPISODƎ

Role: Administration Specialist – Técnico/a de Administración | Flex Living

Location: Madrid

Type: Full-time

Target Start Date: Incorporación inmediata

About EPISODƎ

EPISODƎ es una marca premium de flex-living orientada a la comunidad, diseñada para personas en momentos clave de transición: estudiantes internacionales, profesionales remotos y perfiles globales. Vamos más allá de unidades privadas totalmente equipadas con suministros incluidos: creamos un estilo de vida que combina alojamiento de alta calidad con espacios de co-working, bienestar y una comunidad global y abierta. Operamos en España (Barcelona y Madrid), con pipeline en Francia e Italia, y gestionamos activos junto a inversores institucionales a través de estructuras de Joint Venture.

Role Overview

Buscamos un/a Administration Specialist riguroso/a, organizado/a y con atención al detalle para incorporarse a nuestro equipo de Administración y Finanzas.

Tu misión será garantizar la integridad, exactitud y consistencia de la información administrativa y financiera registrada en el PMS —datos de clientes, control de deuda y emisión de facturas de todas las estancias— y actuar como punto de control previo al volcado de información del PMS al ERP, asegurando la correcta conciliación de los datos, la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de los procedimientos administrativos establecidos.

Key Responsibilities

1. Auditoría y control de información en el PMS

- Auditar y validar la información de clientes, reservas, estancias, tarifas y condiciones de facturación registrada en el PMS.
- Verificar la exactitud de los datos fiscales, perfiles de clientes, fechas de estancia, cargos y conceptos facturables.
- Detectar, analizar y corregir discrepancias, duplicidades o errores antes del cierre administrativo y de la facturación.
- Coordinarse con Recepción, Reservas y otros departamentos para resolver incidencias y garantizar la calidad de los datos.

2. Facturación y control de ingresos

- Revisar, preparar y emitir la facturación de los clientes, garantizando la correcta aplicación de tarifas, cargos, descuentos y servicios adicionales.




- Verificar que la facturación corresponde a las condiciones comerciales y a los servicios efectivamente prestados.
- Gestionar la facturación de estancias de corta, media y larga duración, incluyendo prolongaciones, modificaciones y conceptos recurrentes.
- Controlar las facturas emitidas, abonos, rectificaciones y documentación justificativa, asegurando su trazabilidad.

3. Gestión y seguimiento de deuda de clientes

- Supervisar y mantener actualizado el estado de deuda de los clientes: saldos pendientes, vencimientos y discrepancias.
- Hacer seguimiento de los importes pendientes de cobro y coordinar las acciones necesarias con los equipos responsables.
- Revisar la correcta imputación de pagos, anticipos, depósitos y demás movimientos de las cuentas de clientes, según los procedimientos establecidos.
- Elaborar informes periódicos de deuda, antigüedad de saldos e incidencias de cobro, escalando los casos que requieran seguimiento.

4. Validación y transferencia de información al ERP

- Controlar y validar los datos generados en el PMS antes de su volcado al ERP.
- Verificar la coherencia de los datos de facturación, clientes, impuestos, cuentas contables y demás campos requeridos para la integración entre sistemas.
- Comprobar la correspondencia entre la información del PMS, la facturación emitida, los cobros registrados y los datos integrados en el ERP.

5. Reporting y mejora continua

- Preparar informes periódicos sobre facturación, deuda pendiente, incidencias administrativas y calidad de los datos.
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos de auditoría, facturación e integración de sistemas, proponiendo medidas para reducir errores y aumentar la eficiencia.

6. Cumplimiento y coordinación interna

- Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos y de la normativa aplicable en materia de facturación,



protección de datos y conservación documental.
- Coordinarse con Recepción, Reservas y Leasing para resolver discrepancias y asegurar la consistencia de la información.
- Colaborar en los cierres administrativos y financieros mensuales, asegurando que la información de clientes y facturación esté completa, validada y disponible en plazo.

Requirements (Who You Are)

Imprescindibles

- Experiencia: en administración, facturación, cuentas de clientes o control financiero.
- PMS: manejo de PMS (se valorará MEWS), con capacidad para validar e interpretar datos.
- Facturación y cobro: conocimientos de facturación, conciliación de cuentas y seguimiento de deuda.
- Herramientas: buen dominio de Excel y de herramientas de gestión administrativa.
- Rigor: atención al detalle, rigor analítico y capacidad para detectar discrepancias. Entiendes que una factura mal emitida o un saldo sin conciliar no es un detalle.
- Organización: autonomía y capacidad para cumplir plazos de cierre y facturación.
- Idiomas: español nativo/fluido e inglés profesional (trato con clientes internacionales y documentación en inglés).
- Ubicación: residencia en [Barcelona / Madrid] con disponibilidad de incorporación inmediata.

Se valorará

- Experiencia en hoteles, Flex Living, apartamentos turísticos o negocios con ingresos recurrentes.
- Experiencia en integraciones PMS–ERP y en procesos de auditoría de datos.
- Conocimientos de contabilidad, fiscalidad y conciliación de ingresos.
- Experiencia en facturación recurrente de estancias de media y larga duración.

What We Offer
- Formar parte de una marca internacional en pleno crecimiento, en un momento clave de expansión en España y Europa.
- Un rol de control con visibilidad real: tus datos son la base del reporting financiero a inversores institucionales.
- Un entorno dinámico, colaborativo y no burocrático, donde las ideas se ejecutan rápido.
- Trayectoria de crecimiento clara dentro del equipo de Administración y Finanzas.
- Oficina en [Barcelona / Madrid] con viajes puntuales a la otra oficina.
- Remuneración competitiva en función de la experiencia.
- Perks: Wellhub, Emotional, Payflow.

📌 Administration Specialist – Técnico/a de Administración | Flex Living (Madrid)
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