En Arkia buscamos incorporar un/a Office Manager (tiempo parcial) para que nuestras oficinas funcionen de forma ágil, ordenada y acogedora.

Buscamos un perfil con 1-3 años de experiencia en administración, recepción u office management, con orientación al servicio, capacidad de organización y actitud proactiva.

La persona será el punto de referencia en la oficina para empleados, visitas y proveedores, y trabajará con los distintos equipos del grupo para que el día a día fluya sin fricciones.

¿Qué harás?

- Recibir y atender a visitas, gestionar llamadas, mensajería y paquetería.
- Organizar la documentación de la oficina.
- Controlar el material y los suministros de oficina, hacer pedidos y seguir las entregas.
- Coordinarte con proveedores: solicitar presupuestos, gestionar contratos y renovaciones, y resolver incidencias.
- Organizar las salas de reuniones y preparar los espacios para reuniones, formaciones y eventos.
- Gestionar los viajes de empresa: reservas de vuelos, alojamientos y transporte, e itinerarios.
- Gestionar facturas, albaranes y documentación de compras y servicios, llevar el seguimiento del budget mensual y colaborar con finanzas y gestoría.
- Supervisar el estado de las instalaciones y coordinar los servicios de limpieza y mantenimiento, incluido el control de accesos.
- Apoyar en la incorporación de nuevas personas al equipo: puesto de trabajo, material, accesos y bienvenida.
- Colaborar en la organización de eventos internos y acciones de cultura de empresa.
- Proponer mejoras en procesos, espacios y herramientas para optimizar el funcionamiento de la oficina.

Requisitos:

- 1-3 años de experiencia en un puesto de administración, recepción u office management.




- Formación en Administración, Secretariado, Gestión Administrativa o similar.
- Buen nivel de ofimática (Excel/Google Sheets, Word, correo y calendarios).
- Buena capacidad de comunicación y trato amable con personas internas y externas.
- Organización, gestión del tiempo y capacidad para priorizar varias tareas a la vez.
- Experiencia en gestión de proveedores, pedidos y seguimiento de facturación.
- Atención al detalle y rigor en el manejo de documentación y presupuestos.
- Capacidad para resolver incidencias del día a día con autonomía.
- Discreción y confidencialidad en el manejo de la información.

¿Qué buscamos?

- Una persona organizada, resolutiva y proactiva, con vocación de servicio.
- Con buena energía y trato cercano, capaz de ser la cara visible de la empresa en la oficina.
- Con mentalidad de mejora continua y orientación a la eficiencia.
- Capaz de anticiparse a las necesidades de los equipos y de llevar varias cosas a la vez sin perder la calma.
- Con autonomía para tomar decisiones del día a día y proponer soluciones.

¿Qué ofrecemos?

- Jornada de 16 horas semanales: 4 horas diarias de lunes a jueves, de 10:00 a 14:00. Fines de semana y viernes libres.
- Presencialidad en oficina, al ser un puesto clave para el funcionamiento del espacio.
- Incorporación a un equipo vibrante, con exposición a distintas empresas y proyectos del grupo.
- Un puesto con variedad de tareas, donde nunca dos días son iguales.
- Autonomía y confianza para organizar y mejorar procesos.

Si te gusta tenerlo todo bajo control, sabes dónde está cada factura, cada llave y cada cargador perdido, y tu superpoder es que la impresora te haga caso, queremos conocerte!!!

📌 Office manager (tiempo parcial) (Madrid)
🏢 WE ARE ARKIA
📍 Madrid