Secretaría – Recepción y Apoyo Administrativo | Asociación empresarial | Centro de Madrid

Seleccionamos una persona con experiencia en secretaría, recepción y tareas administrativas, con trato cercano, discreción y capacidad de organización, para incorporarse a una asociación empresarial ubicada en el centro de Madrid.

Misión del puesto

Atender la recepción y prestar apoyo administrativo compartido al personal de la asociación (economistas - legal), contribuyendo al buen funcionamiento de la oficina y a la organización de reuniones y eventos.

Funciones principales

- Atender a visitantes, asociados y colaboradores, ofreciendo una acogida adecuada y profesional.
- Gestionar llamadas, correo electrónico, correspondencia y mensajería, también en inglés cuando sea necesario.
- Dar asistencia al equipo en tareas administrativas: actas de reuniones, preparación de documentos – textos, gráficos y presentaciones-, seguimiento de gestiones y archivo. Poder realizar resumen de documentos legales (es un plus).
- Coordinar agendas, preparar reuniones, organizar salas y facilitar la documentación necesaria a los participantes.
- Colaborar en la organización de eventos: convocatorias, inscripciones, confirmaciones, recepción de asistentes y coordinación logística. Esto implica que se puede viajar 3-4 al año, dos – tres días por viaje.




- Supervisar las necesidades cotidianas de la oficina: material, suministros, proveedores e incidencias.
- Atender las solicitudes de apoyo de las distintas personas del equipo, organizando las tareas según su prioridad.

Perfil que buscamos

- Experiencia en puestos de secretaría, recepción y/o apoyo administrativo.
- Inglés fluido para el desempeño del trabajo (c1 o superior)
- Buen manejo de herramientas informáticas: Word, Excel, Outlook, calendarios compartidos y aplicaciones de reuniones virtuales.
- Sobresaliente expresión oral y escrita en español y en inglés.
- Madurez profesional, discreción y criterio para tratar información confidencial.
- Trato diplomático, amable y natural, con una actitud práctica y colaborativa.
- Capacidad para atender a varias personas del equipo, gestionar prioridades y cuidar los detalles.
- Se valorará experiencia en asociaciones empresariales, entidades institucionales o empresas de servicios profesionales.

Condiciones

- Lugar de trabajo: centro de Madrid.
- Jornada y horario: 8,45 a 18,15 h Viernes 8,45 a 15,00 h
- Tipo de contrato: indefinido
- Retribución: En función de la experiencia y adaptación de la experiencia a las funciones y perfil descrito.
- Incorporación: inmediata, según el plazo de preaviso.

Te esperamos !!!

📌 Secretario/a administrativo/a (Madrid)
🏢 Grupo Moveo
📍 Madrid