Somos MEDWAY, el mayor operador ferroviario privado de la Península Ibérica, parte del Grupo MSC, empresa multinacional con alto reconocimiento internacional en el sector del transporte y la logística. Buscamos reforzar el equipo de MADRID con la contratación de un/a Office Services Assistant para dar soporte a la gestión diaria de nuestra oficina, con especial responsabilidad en la gestión integral de los viajes corporativos de los empleados y el control administrativo de los gastos asociados.
La persona que se incorpore será el punto de referencia para la organización de viajes de la compañía, realizando el seguimiento de reservas, cambios, incidencias, facturación y gastos, además de colaborar en la gestión administrativa y operativa de la oficina.

¿Cuáles serán tus principales funciones?
Gestión de viajes corporativos y gastos
Esta será una de las principales áreas de responsabilidad del puesto:
Gestión integral de los viajes de los empleados: vuelos, trenes, hoteles, vehículos de alquiler y otros servicios necesarios.
Coordinación con agencias de viajes, hoteles, compañías de transporte y otros proveedores.
Atención y resolución de cambios, cancelaciones e incidencias relacionadas con los viajes.
Seguimiento de las reservas y apoyo a los empleados antes y durante sus desplazamientos.
Búsqueda y comparación de alternativas, procurando la mejor opción en términos de coste, condiciones y necesidades del viaje.
Aplicación y seguimiento de la política interna de viajes y gastos de la compañía.
Recepción, revisión y control de la facturación asociada a viajes.
Comprobación de facturas frente a las reservas y servicios contratados, identificando y gestionando posibles discrepancias.
Seguimiento administrativo de facturas pendientes, abonos, cancelaciones y devoluciones.
Preparación y organización de la documentación necesaria para los procesos internos de aprobación, contabilización y pago de facturas y gastos.




Elaboración y mantenimiento de controles y seguimientos de gastos de viaje, principalmente mediante Excel y las herramientas corporativas disponibles.
Colaboración en el análisis y optimización de los costes relacionados con viajes y proveedores.
Gestión de oficina y servicios generales
Además, participarás en la gestión diaria de la oficina:
Gestión de la recepción y atención a visitantes: identificación, recepción y orientación.
Atención del teléfono general y redirección de llamadas.
Apoyo en el control de acceso de personas, vehículos y materiales a oficinas y centros de trabajo.
Gestión de correspondencia, mensajería, recepción y envío de documentación y materiales.
Coordinación de envíos y distribución de equipos y materiales, incluidos equipos informáticos.
Gestión y seguimiento administrativo de proveedores y servicios relacionados con las oficinas: arrendamientos, limpieza, mantenimiento, mensajería, suministros, etc.
Coordinación y preparación de salas de reuniones y otros espacios de trabajo.
Gestión de pedidos de material de oficina, papelería y otros suministros.
Recepción, clasificación y seguimiento administrativo de facturas, recibos y albaranes.
Identificación y propuesta de mejoras que permitan optimizar procesos, proveedores y costes.
Apoyo en la gestión y organización de eventos de Empresa
Te buscamos a ti:
Grado, Grado Superior o Formación Profesional en Logística, Transporte, Gestión, Empresa o equivalente.
Experiencia en funciones similares de al menos 2 años en empresas ferroviarias, de transporte o de logística.
Manejo avanzado de Excel y valorable sistemas ERP
Capacidad de análisis de datos
Te ofrecemos:
Estabilidad Laboral con un contrato fijo.
Ser parte de un proyecto en crecimiento con oportunidades de crecimiento
Remuneración competitiva: según formación y experiencia aportadas
Seguro médico privado a cargo de la empresa y descuentos a familiares.
Tarjeta restaurante.
Otros beneficios

📌 Office Services Assistant – Gestión de Viajes y Oficina (Madrid)
🏢 Medway - Operador Ferroviário e Logístico de Mercadorías
📍 Madrid