Desde Gi Group buscamos incorporar un/a Administrativo/a – Gestión Documental para una empresa constructora con estudio de arquitectura en plena expansión en España, Portugal e Hispanoamérica.

Buscamos una persona con perfil administrativo real y estable, que quiera desarrollarse a largo plazo en un departamento de Administración, polivalente y resolutiva, con base contable (sin necesidad de gran dominio del PGC), y con capacidad para llevar el día a día con orden, seguimiento y criterio.

La persona incorporada tendrá la misión de dar soporte transversal al Departamento Financiero y áreas relacionadas (Contabilidad, Legal, RRHH y PRL), asegurando el registro y control administrativo de gastos y facturas, el buen uso de plataformas internas (gastos y fichaje) y una gestión documental rigurosa.

FUNCIONES:

- Apoyo a Contabilidad y Finanzas
- Apoyo al equipo contable en el registro de facturas y gastos generales (ej.: suministros de luz, facturas de gestoría y otros proveedores), asegurando su correcta contabilización en el programa/ERP.
- Coordinación con el área contable para mantener la información organizada y trazable.
- Soporte en la preparación y control documental ante auditorías externas e inspecciones, facilitando documentación y seguimiento de requerimientos.
- Administración de RRHH
- Gestión y revisión del proceso de gastos de personal a través de la plataforma corporativa (validación, control de incidencias, seguimiento).
- Revisión general del fichaje/control horario, asegurando consistencia y resolución de incidencias en coordinación con las áreas internas.
- Gestión documental y trámites con organismos
- Archivo y custodia de documentación física y digital, manteniendo un sistema ordenado y accesible.




- Seguimiento de notificaciones electrónicas de organismos públicos y apoyo en su gestión/derivación interna.
- Tramitación de licencias y tasas de ocupación de vía pública, muy valorable haber gestionado este tipo de trámites en empresas del entorno construcción/obra/instalaciones.
- Coordinación interna
- Trabajo en coordinación con Contabilidad, Legal, RRHH y PRL, con supervisión directa, manteniendo un alto nivel de seguimiento y comunicación.

REQUISITOS:

- Formación en FP Grado Superior en Administración y Finanzas o similar (valorable formación universitaria relacionada).
- Experiencia previa (idealmente +3 años) en roles administrativos dentro de departamento de Administración/Finanzas, con base contable (no se requiere conocimiento avanzado de Plan General Contable).
- Experiencia en registro de facturas/gastos y manejo de programas de gestión/ERP.
- Manejo de Excel (control y seguimiento).
- Perfil administrativo vocacional: persona metódica, organizada, polivalente...
- Valorable que aporte madurez y estabilidad.

SE VALORARÁ:

- Experiencia previa en empresas con actividad de construcción/obra/instalaciones por la gestión de ocupación de vía pública y documentación de obra.
- Conocimiento y uso de plataformas de gastos, control horario y herramientas de gestión documental.
- Experiencia en coordinación con PRL/mutua (aunque sea administrativa).

CONDICIONES Y PAQUETE RETRIBUTIVO:

- Contrato fijo
- Ubicación: Madrid.
- Banda salarial: según experiencia.
- Variable/beneficios: Ticket restaurante y bonus.
- Horario: L-J de 08:30 a 18:00 (pausa 14:00–15:00). Viernes 08:30–14:30. Flexibilidad de 30’ en entrada/salida.
- Teletrabajo: hasta 6 días/mes coordinado con el departamento.
- Vacaciones: 23 días/año

📌 ADMINISTRATIVO/A DE GESTIÓN (Departamento Financiero) (Madrid)
🏢 Gi Group
📍 Madrid