Job Purpose El rol principal es apoyar al Country Manager de Iberia de la empresa y al Operational Team de Dirección (OT) cuando sea necesario, así como garantizar el correcto funcionamiento de las oficinas y servicios generales. Este puesto combina funciones estratégicas de asistencia ejecutiva con la gestión operativa y logística del espacio de trabajo, asegurando eficiencia, organización y una experiencia óptima para empleados y visitantes. Key Accountabilities & Responsibilities Gestión / coordinación de agendas, viajes, documentación y gastos para el Country Manager y OT. Control, elaboración y custodia de actas de reuniones fundamental, con especial énfasis en sesiones de Dirección y Comités estratégicos, asegurando la reserva de sala ejecutiva, redacción de Agenda, toma de Minutas y la correcta identificación de decisiones, acciones, responsables y fechas de compromiso, así como su seguimiento hasta cierre. Enlace tanto interno como externo con miembros de la Junta Directiva, partes interesadas clave y clientes. Actuar como punto de contacto entre la dirección y otros departamentos o entidades externas. Recepción y gestión de visitas, proveedores, asistencia a reuniones, redacción de actas y acciones. Compilar / archivar cartas confidenciales y otra documentación. Preparar documentación, presentaciones e informes. Apoyo en proyectos especiales asignados por la dirección.



Organizar y gestionar eventos y off-sites en coordinación con RH. Gestión de las oficinas, incluyendo: Supervisar y asegurar el cumplimiento de las políticas internas relacionadas con el uso y funcionamiento de la oficina. Realizar inspecciones periódicas para comprobar el estado general de las instalaciones, coordinando también las revisiones obligatorias (extintores, alarmas contra incendios y otros sistemas de seguridad). Velar por el adecuado cumplimiento de las políticas de Seguridad Física en coordinación con la Recepción y la Seguridad privada de la planta. Atender y resolver incidencias relacionadas con el espacio de trabajo, garantizando el correcto funcionamiento de sistemas eléctricos, climatización y demás servicios técnicos. Control de suministros: material de oficina, merchandising, consumibles y otros recursos necesarios. Gestión y seguimiento de los presupuestos de la oficina, incluidas las adquisiciones. Comprobación y seguimiento de la facturación y los pagos. Mantener la relación con la propiedad y otros interlocutores relevantes (mantenimiento, seguridad, administración). Coordinar la logística interna: organización de mudanzas, reasignación de puestos de trabajo, control de inventario y realización de pedidos Cumplimiento de buenas prácticas ambientales en oficina incluyendo reportes de los indicadores ESG críticos.

📌 Executive Assistant And Facilities Manager (España)
🏢 Encore Capital Group
📍 España