Buscamos incorporar un/a Personal Assistant del CEO para proporcionar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel al CEO de una prestigiosa empresa con presencia internacional y sede corporativa en Palma de Mallorca. La persona seleccionada será un apoyo clave y de máxima confianza para el CEO, garantizando una gestión eficiente de su agenda, compromisos profesionales, viajes y comunicaciones, así como la coordinación de asuntos prioritarios con los distintos miembros del Comité de Dirección y otros interlocutores estratégicos.
Habilidades, experiencia, cualificaciones... Si tiene el perfil adecuado para esta oportunidad, asegúrese de inscribirse hoy mismo.
Funciones: Gestión de agenda y soporte ejecutivo
Gestionar y optimizar la agenda del CEO, coordinando reuniones, citas, compromisos profesionales y prioridades diarias.
Preparar agendas, documentación, presentaciones e informes necesarios para reuniones ejecutivas.
Anticiparse a las necesidades del CEO, identificando posibles conflictos de agenda y proponiendo soluciones de manera proactiva.
Planificar y coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, traslados, itinerarios y reservas.
Gestionar cambios de última hora, imprevistos y necesidades logísticas con agilidad y eficacia.
Coordinar los desplazamientos y la logística asociados a reuniones corporativas, visitas a hoteles, eventos y encuentros institucionales.
Garantizar que todos los detalles se gestionen con el máximo nivel de calidad, comodidad y discreción.
Gestión administrativa y del despacho del CEO
Supervisar el funcionamiento diario de la oficina del CEO, asegurando una organización eficiente y estructurada.
Gestionar correspondencia, comunicaciones, llamadas y correo electrónico, priorizando los asuntos según su importancia y urgencia.
Coordinar la gestión de gastos, facturas, documentación y procesos administrativos vinculados a la actividad del CEO.
Mantener un sistema de archivo organizado y seguro, garantizando la confidencialidad de la información.
Actuar como punto de contacto entre el CEO y los distintos departamentos corporativos, directores de hotel y equipos de dirección.
Mantener una comunicación fluida y cualificado con accionistas, propietarios, socios estratégicos y colaboradores externos.
Confidencialidad y gestión de información sensible
Gestionar información corporativa, financiera, estratégica y personal con absoluta discreción.
Mantener una estricta confidencialidad sobre las actividades, decisiones y relaciones profesionales del CEO.
Soporte en proyectos estratégicos y necesidades específicas
Colaborar en la preparación y coordinación de proyectos especiales e iniciativas ejecutivas.
Apoyar la organización de reuniones del Consejo de Administración, encuentros de alta dirección, eventos corporativos y visitas institucionales.
Realizar búsquedas de información y preparar documentación de apoyo para la toma de decisiones.
Atender solicitudes específicas del CEO y resolver necesidades puntuales con rapidez, autonomía y orientación a resultados.
Cuando así se acuerde, prestar apoyo en determinadas gestiones personales vinculadas a la organización y disponibilidad del CEO.
Perfil requerido Experiencia y formación
Experiencia demostrable como Personal Assistant, Executive Assistant o Asistente de Dirección de alto nivel, prestando soporte directo a un CEO, presidente, director general o miembro de la alta dirección.
Experiencia en gestión de agendas complejas, organización de viajes y coordinación con interlocutores de alto nivel.
Formación superior en Administración y Dirección de Empresas, Turismo, Gestión Hotelera, Asistencia a la Dirección o disciplinas relacionadas, valorándose positivamente la formación complementaria.
Español e inglés fluidos, tanto oralmente como por escrito. xkdbapo
Se valorará el conocimiento de otros idiomas, especialmente alemán y francés.
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📌 Personal Assistant to The Chief Diversity Officer (Palma)
🏢 Catenon
📍 Palma