Donar suport a l'administració de l'empresa, gestionar el control de cobraments i pagaments i col·laborar en l'administració dels projectes.
Inicialment, la posició serà íntegrament de back office, sense contacte directe amb els clients.
Treballaràs amb l'equip intern i donaràs suport als responsables d'administració i de projecte.
La dedicació es distribuirà aproximadament en tres àrees: un terç administració general, un terç cobraments i pagaments i un terç suport administratiu a projectes (PMO), amb flexibilitat segons les necessitats de cada moment.
Responsabilitats
Administració general
•Preparar, revisar i mantenir actualitzada la documentació administrativa.
•Controlar que l'equip registri les hores de treball dins dels terminis establerts i d'acord amb els criteris interns (compliance).
•Gestionar les reserves de viatges i el seguiment de les despeses de l'equip.
•Donar suport a l'organització d'esdeveniments interns i corporatius.
•Gestionar la compra de marxandatge corporatiu.
•Donar suport en la gestió de compres, proveïdors i serveis interns.
•Fer seguiment de tràmits i tasques administratives pendents.
Gestió de cobraments i pagaments
•Preparar i emetre les factures de clients segons les condicions acordades i les indicacions internes.
•Revisar les factures de proveïdors i coordinar-ne la validació interna.
•Mantenir actualitzat el control de factures, venciments, cobraments i pagaments.
•Comprovar els cobraments rebuts i identificar els imports pendents o vençuts.
•Preparar informes de seguiment de cobraments i comunicar les incidències al responsable intern perquè en gestioni el contacte amb el client.
•Preparar les propostes de pagament per a la seva aprovació.
•Coordinar-se amb comptabilitat o amb la gestoria per facilitar la documentació necessària i resoldre discrepàncies.
Administració de projectes i suport PMO
•Mantenir actualitzades les dades, la documentació i les eines de seguiment dels projectes.
•Actualitzar el seguiment de tasques, terminis i fites a partir de la informació facilitada pels responsables de projecte.
•Consolidar les hores registrades i les dedicacions per projecte.
•Recollir i preparar informació per als informes interns de seguiment.
•Preparar les dades i els justificants necessaris per a la facturació dels projectes.
•Detectar informació incompleta o discrepàncies i gestionar-ne la correcció amb l'equip intern.
•Donar suport als responsables de projecte en el seguiment administratiu dels projectes.
anglès (parlat Mitjà, escrit Superior)