Atender las llamadas, control de acceso y recepción tanto de proveedores, visitas y personal externo, con el fin de garantizar una sobresaliente atención personal y telefónica a todas las personas que llegan o contactan con nuestras oficinas. En dependencia directa del/ de la Responsable del área
Funciones principales
Atender la centralita telefónica.
Controlar el acceso a la oficina y atender de manera directa al público que solicita
información dándole la orientación requerida y justificantes cuando se requieran
Recopilar las necesidades de materiales de oficina, de limpieza y otros consumibles, y gestionar las compras de estos materiales si corresponde
Gestionar el servicio de mensajería y distribuir el correo (cartas certificadas, burofax, etc.) así como también, la recogida y entrega de documentación entre oficinas.
Recopilar y registrar facturas y albaranes de las compras realizadas y de los servicios contratados, si procede
Atender algunas cuentas de correo corporativo de la Organización si procede
Velar por que los espacios comunes estén siempre en un adecuado estado para su uso y recopilar y comunicar las averías y necesidades de mantenimiento al área competente cuando sea requiera.
Participar con el área de compras e inmuebles en el seguimiento de traslados y
mudanzas; cuando se requiera.
Apoyar en la gestión de viajes corporativos, cuando se requiera.
Gestionar la agenda del equipo de intervención, jurídico y solicitar intérpretes para esa área, cuando se requiera
Registrar el préstamo de ordenadores comunes, proyectores y otros elementos de
inmovilizado cuando se requiera.
REQUISITOS
Formación/Conocimiento
Formación académica y/o competente de grado medio en administración o equivalente o, en su defecto, con conocimientos adquiridos en el desempeño de su profesión con una experiencia en el sector equiparable a la formación.
Conocimientos de informática, paquete Office, Excel y bases de dat
📌 Recepción ·sustitución· Bilbao· Delegación Euskadi
🏢 Comisión Española de Ayuda al Refugiado
📍 Bilbao
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