Empresa empleadora TotalEnergies Electricidad Y Gas España, S.A. Tipo de contrato Contrato a tiempo indeterminado Experiencia Menos de 3 años Contexto y entorno TotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España. Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad. * Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección * Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos * Organizar y coordinar viajes profesionales * Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información. * Recibir y atender visitas institucionales o corporativas * Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva. * Seguimiento y coordinación de servicios generales * Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas * Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados. * Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL). * Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas. * Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados. * Gestión administrativa y soporte transversal * Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas. * Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados * Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas * Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área. * Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo. * Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico. * Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral,



como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid. * Participación en proyectos y mejora continua * Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía. * Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa. * Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito * Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección * Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos * Organizar y coordinar viajes profesionales * Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información. * Recibir y atender visitas institucionales o corporativas * Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva. * Seguimiento y coordinación de servicios generales * Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas * Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados. * Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL). * Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas. * Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados. * Gestión administrativa y soporte transversal * Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas. * Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados * Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas * Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área. * Escaneo,



clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo. * Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico. * Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid. * Participación en proyectos y mejora continua * Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía. * Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa. * Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito Perfil del candidato Formación Académica y/o Años de Experiencia:: * Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición. * Inglés nivel alto (hablado y escrito). * Experiencia realizando funciones similares a las descritas. * Se valorará conocimientos de PRL (curso básico). Competencias Técnicas y Comportamentales: * Perfil operativo * Habilidades de comunicación * Habilidades de relación * Flexibilidad y adaptación * Capacidad resolutiva * Disponibilidad para viajar * Gestión de Servicios Generales * Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero * Gestión de agendas * Trabajo en equipo Unirse a TotalEnergies significa comprometerse con la transición energética y contribuir a ofrecer al mayor número de personas una energía más asequible, más disponible y más sostenible. Evolucionará dentro de una compañía internacional multienergías donde cada talento cuenta. Participará en proyectos ambiciosos y aportará soluciones concretas a los desafíos energéticos. A lo largo de su carrera, disfrutará de misiones variadas y de programas de formación adaptados a sus necesidades. Desarrollará plenamente su potencial en un ambiente que fomenta la innovación y la excelencia. Únase a equipos comprometidos y colaborativos donde el éxito se construye juntos.Situamos el respeto y el bienestar de nuestros colaboradores en el centro de nuestro desempeño. Por ello, TotalEnergies valora la diversidad y promueve la igualdad de oportunidades para todos. #J-18808-Ljbffr

📌 Asistente de Dirección: Coordinación Ejecutiva y Servicios (Madrid)
🏢 TotalEnergies Group
📍 Madrid