¿De qué te encargarás? Tu misión será

gestionar la secretaría técnica de nuestros congresos de principio a fin , para que cada inscrito, ponente e invitado tenga una experiencia fluida antes, durante y después del evento.

Gestionar el proceso completo de inscripciones: registro de participantes, seguimiento y control de altas, cambios y cancelaciones.

Atender y resolver las dudas e incidencias de las personas inscritas con rapidez y criterio de servicio.

Controlar los ingresos por inscripciones y hacer seguimiento de pagos pendientes en coordinación con el departamento de Administración.

Coordinar la participación de ponentes e invitados: organización de viajes, reservas hoteleras, tramitación de inscripciones gratuitas y atención personalizada.

Gestionar las reservas hoteleras del congreso y controlar los cupos de servicios adicionales como talleres, actos sociales y otras actividades.

Preparar, junto al project manager del congreso, listados, documentación operativa y materiales necesarios para el evento.

Coordinar y dar soporte a la secretaría técnica in situ: acreditaciones, atención en mostrador y resolución de imprevistos en sede.

Mantener actualizadas las bases de datos y la plataforma de gestión de inscripciones.

Colaborar con la secretaría científica en las comunicaciones y en la gestión de trabajos y contenidos del programa, cuando el proyecto lo requiera.

Elaborar informes de seguimiento y cierre (inscripciones, ingresos, ocupación hotelera) para el equipo de proyecto.

Tu impacto:

serás el punto de contacto que da seguridad a asistentes, ponentes y comités organizadores, y una pieza fundamental para que cada congreso cumpla sus objetivos de participación, calidad y rentabilidad.

¿A Quién Buscamos? En

Alo Congress , la línea de VB Group especializada en la organización de congresos, buscamos un/a

Técnico/a de Secretaría Técnica





que disfrute poniendo orden en los detalles que hacen que un congreso funcione: inscripciones, ponentes, hoteles y coordinación en sede. Si ya sabes lo que es tener cientos de inscritos, un programa científico cerrándose y un evento a la vuelta de la esquina, y te gusta ese ritmo, queremos conocerte.

Formación:

Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo, Protocolo y Organización de Eventos, Administración y Dirección de Empresas o áreas afines.

Experiencia:

mínimo 2 años en secretarías técnicas de congresos, en una OPC (Organizador Profesional de Congresos), agencia de eventos o entorno MICE.

Conocimientos técnicos:

manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint) y facilidad para trabajar con software de gestión de congresos, inscripciones y acreditaciones.

Idiomas:

dominio de castellano, catalán e inglés, hablado y escrito.

Competencias personales:

Orientación al servicio y agilidad para resolver incidencias de inscritos, ponentes e invitados.

Organización, método y rigor en el seguimiento de procesos.

Planificación: sabes fijar prioridades, plazos y planes de seguimiento para cada tarea.

Capacidad para mantener la calma y la actitud positiva en picos de trabajo y plazos ajustados.

Trabajo en equipo y colaboración con otros departamentos.

Proactividad para anticiparte a los problemas antes de que lleguen.

Disponibilidad:

para desplazarte y trabajar en sede durante la celebración de los congresos.

Valoraremos especialmente:

Experiencia en secretarías científicas: gestión de comunicaciones,



coordinación del proceso de evaluación y aceptación de trabajos y elaboración de contenidos para el programa científico.

Experiencia en la relación con empresas patrocinadoras y sponsors.

Otros idiomas adicionales.

¿Qué Ofrecemos?

Estabilidad:

contrato indefinido y jornada completa en un grupo con crecimiento sostenido.

Flexibilidad:

modelo híbrido con teletrabajo parcial a partir del tercer mes.

Proyectos con peso propio:

participarás en congresos científicos, médicos y profesionales, trabajando tanto en oficina como en sede.

Desarrollo profesional:

posibilidad de crecer dentro de Alo Congress hacia posiciones de coordinación o project management, y de moverte entre las distintas líneas de negocio de VB Group.

Formación:

acompañamiento desde el primer día en nuestros procesos y herramientas de gestión de congresos, además de acceso al plan de formación del grupo.

Cultura:

un equipo cercano, donde se valora la colaboración y cada aportación cuenta en el resultado final.

Paquete retributivo competitivo , diseñado según tu responsabilidad y experiencia.

Retribución flexible (Cobee)

para gastos de manutención, transporte, guardería o formación — tú decides cómo usarla.

Seguro médico subvencionado

para ti y tu familia (aquí cuidamos a los tuyos).

Programa de maternidad

con 100% teletrabajo durante el primer año — porque la conciliación es un derecho, no una concesión.

Modelo de trabajo híbrido

que te permite flexibilidad real: oficina céntricas y home office.

Cultura de bienestar:

café ilimitado, Pizza Friday una vez al mes, team building y eventos internos que construyen comunidad.

Formación continua

— catálogo de cursos online, idiomas, y programas de especialización. Tu crecimiento es el nuestro.

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📌 Técnico de Secretaría Técnica (Madrid)
🏢 VB Group
📍 Madrid