Desde la especialización

TOP Assistant

de Adecco, buscamos un/a Office Manager

con nivel alto de inglés

y experiencia en licitaciones.

Misión del puesto Garantizar el correcto funcionamiento administrativo de la oficina en Madrid, proporcionando

soporte directo a Dirección y a los distintos departamentos , coordinando las acciones de

comunicación externa , y dando apoyo administrativo al equipo comercial en la preparación de ofertas y licitaciones.

Funciones y responsabilidades 1. Soporte administrativo y a Dirección

Gestionar y organizar la documentación corporativa.

Preparar informes, presentaciones y reporting periódicos.

Coordinar agendas, reuniones y logística asociada.

Facilitar soporte administrativo transversal a los distintos departamentos.

Asegurar el correcto funcionamiento de la oficina (instalaciones, proveedores, suministros).

Coordinar servicios generales (viajes, mensajería, mantenimiento).

Controlar gastos y optimizar recursos de oficina.

Gestionar necesidades operativas del equipo en oficina de Madrid.

Apoyar la ejecución de acciones de comunicación corporativa.

Coordinar contenidos externos (web, redes sociales, newsletters, notas de prensa).

Gestionar la relación con proveedores externos (agencias, medios).

Velar por la coherencia de la imagen corporativa en todos los canales.

4. Soporte al equipo comercial (ofertas y licitaciones)





Apoyar en la preparación administrativa de ofertas comerciales y licitaciones públicas/privadas.

Coordinar la recopilación de documentación administrativa, técnica y económica.

Revisar requisitos de pliegos y asegurar el cumplimiento formal.

Gestionar la presentación de ofertas en plataformas correspondientes.

Realizar seguimiento de plazos, subsanaciones y comunicaciones.

Mantener actualizada la documentación corporativa estándar.

5. Coordinación interna y entre sedes

Coordinarse con el equipo de administración de las distintas sedes de la compañía.

Asegurar la homogeneidad de procesos administrativos y comunicación interna.

Facilitar el flujo de información entre oficinas.

6. Coordinación internacional

Mantener relación con la matriz y equipos en

Italia

(a futuro puede que con Francia)

Coordinar actividades y reporting en un ambiente internacional.

Apoyar en la gestión de comunicación y documentación en inglés.

Mínimo 3 años en funciones administrativas u Office Manager.

Experiencia en preparación de ofertas y licitaciones.

Valorable experiencia en entornos internacionales.

Salario:

28.000 € brutos anuales .

Conocimientos

Manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, PowerPoint y Outlook).

Valorable experiencia con plataformas de licitación.

Conocimientos básicos de comunicación corporativa.

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📌 Office Manager Y Coordinación de Comunicación externa (Madrid)
🏢 The Adecco Group
📍 Madrid