OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO

Garantizar el correcto soporte administrativo y operativo del Departamento Técnico, coordinando las gestiones necesarias para que los Técnicos puedan desarrollar sus trabajos de forma eficiente, tanto en las Plantas de los Clientes como en desplazamientos nacionales e internacionales.

La persona será responsable de centralizar y mantener actualizada la información relacionada con viajes, gastos, partes de trabajo, ofertas y documentación del Departamento Técnico, actuando además como enlace entre Técnicos, Clientes y Administración.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

- Apoyo a la gestión de accesos a Plantas o Gestión y seguimiento de las plataformas de validación de acceso a las diferentes Plantas.

o Coordinación de la documentación necesaria para garantizar el acceso de los Técnicos.

o Seguimiento de incidencias o documentación pendiente.

- Gestión de viajes y alojamientos o Organización de viajes, desplazamientos y alojamientos de los Técnicos.

o Seguimiento de cambios, cancelaciones e incidencias relacionadas con los desplazamientos.

- Recopilación y gestión de información de los trabajos realizados o Recopilación y actualización de información en el Servidor y SAGE.

o Control y recopilación de:

Gastos.

Partes de trabajo.

o Verificación de que la información esté completa y correctamente registrada.

o Seguimiento de trabajos y proyectos

- Elaboración y gestión de ofertas o Preparación de ofertas del Departamento Técnico.

o Seguimiento de su estado y coordinación con las personas implicadas.

- Coordinación e información a Clientes y Técnicos o Comunicación a Clientes y Técnicos de los trabajos previstos próximamente.

o Coordinación de información relativa a fechas, desplazamientos y necesidades del servicio.

o Seguimiento de cambios o necesidades de última hora.

- Soporte administrativo al Departamento Técnico o Interlocución con Administración para el intercambio de información entre departamentos.





PREPARACION Y CUALIDADES REQUERIDAS

Buscamos una persona que combine experiencia administrativa con capacidad de organización y coordinación, especialmente en entornos donde puedan surgir cambios y prioridades de última hora.

Competencias imprescindibles

- Organización y planificación: capacidad para gestionar simultáneamente diferentes tareas y hacer seguimiento de asuntos pendientes.
- Priorización: saber identificar qué tareas requieren atención inmediata cuando coinciden varias necesidades.
- Capacidad multitarea: facilidad para alternar entre gestiones administrativas, llamadas, viajes, documentación y atención a Técnicos.
- Atención al detalle: especialmente relevante en gastos, documentación, viajes y ofertas.
- Proactividad: capacidad para anticiparse a necesidades y detectar documentación o gestiones pendientes.
- Capacidad de trabajo bajo presión: debe desenvolverse correctamente durante picos de trabajo y situaciones de urgencia.
- Comunicación: capacidad para transmitir información de forma clara tanto a Técnicos como a Clientes y departamentos internos.
- Responsabilidad y autonomía: capacidad para gestionar sus tareas con un seguimiento limitado.
- Orientación al servicio: disposición para facilitar el trabajo del Departamento Técnico y dar respuesta ágil a las necesidades de los diferentes interlocutores.
- Discreción y confidencialidad: especialmente en relación con información de gastos y documentación interna.
- Experiencia previa en un puesto administrativo/organizativo similar, preferiblemente dando soporte a departamentos técnicos, industriales, de servicios o similares.
- Inglés superior a B2, tanto escrito como hablado, debido a la posible comunicación con Clientes, proveedores y personal internacional.
- Capacidad para trabajar en entornos dinámicos y con picos de alta exigencia.
- Buen manejo de herramientas informáticas y facilidad para trabajar con diferentes plataformas y sistemas de gestión.
- Disponibilidad para trabajar en horario completo de oficina.

📌 Auxiliar administrativo (Coslada)
🏢 HEUFT HISPANIA
📍 Coslada