Take Talent se une a Pharma Mar en la búsqueda de un/a Preclinical Administrative Assistant. Pharma Mar apuesta por la innovación científica y el desarrollo de nuevas terapias, impulsando proyectos de investigación que contribuyen al avance de la medicina. Como parte de este compromiso, buscamos incorporar a una persona para el puesto de Preclinical Administrative Assistant , que desempeñará un papel clave en el soporte administrativo y organizativo del Departamento de Preclínica.

Esta posición ofrece la oportunidad de formar parte de un entorno dinámico y altamente especializado, colaborando estrechamente con equipos de investigación y profesionales de distintas áreas de la compañía. ¿Qué harás? Gestionar la agenda y coordinar las actividades del/de la Head of Preclinical. Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y comunicaciones internas y externas. Mantener actualizada la base de datos de contactos del área de Preclínica.

Organizar y gestionar el archivo electrónico y físico de la documentación del departamento. Preparar documentación, informes, presentaciones, cartas y otros materiales de apoyo. Coordinar solicitudes de viaje, formación, anticipos, mensajería y justificación de gastos. Organizar reuniones internas y externas con colaboradores/as y centros de investigación. Gestionar inscripciones, desplazamientos y logística para congresos, eventos científicos y actividades formativas.

Dar soporte en el maquetado y preparación de pósteres científicos para congresos. Gestionar contratos del Departamento de Preclínica, asegurando su seguimiento, registro y archivo. Realizar el seguimiento y control del presupuesto departamental. Comprobar, registrar y realizar el seguimiento de facturas relacionadas con la actividad del departamento.



Colaborar con el Departamento Financiero facilitando información para el control de gastos y pagos.

Solicitar, reclamar y gestionar facturas de proveedores, centros de investigación y entidades colaboradoras. Realizar el seguimiento administrativo de proyectos de investigación externos en los que participe el departamento. Gestionar pedidos de reactivos, consumibles y material de laboratorio.

Coordinar envíos de compuestos, muestras y materiales a centros colaboradores e investigadores/as externos/as. Gestionar la documentación compartida a través de Share Point, facilitando el acceso y el intercambio de información.

Colaborar en el cumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales y en la utilización adecuada de los equipos y recursos de trabajo.

Requisitos del puesto Diplomatura, Grado o formación equivalente en Secretariado Internacional, Administración o áreas afines. Nivel alto de inglés, tanto hablado como escrito.

Experiencia mínima de 1 año en posiciones de Assistant de Dirección, Executive Assistant o funciones administrativas similares. Dominio de herramientas ofimáticas y entornos colaborativos digitales.

Capacidad de organización, planificación y atención al detalle.

Habilidades de comunicación y coordinación con equipos multidisciplinares. Valorable experiencia previa en entornos científicos, farmacéuticos o de I+D. Deseable conocimiento y manejo de SAP y/o Navision. ¿Qué ofrecemos?

Salario bruto anual competitivo acorde con la experiencia aportada. Paquete de beneficios sociales (seguro médico privado, plan de acciones, comedor de empresa, formación continua, entre otros).

Horario flexible y opción de jornada intensiva los viernes.

Ocasión de formar parte de una compañía líder en innovación biomédica y biotecnológica. Compromiso firme con la diversidad, la igualdad de oportunidades y la creación de un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso para todas las personas.

📌 Preclinical administrative assistant (Madrid)
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📍 Madrid