TakeTalent se une a PharmaMar en la búsqueda de un/a Preclinical Administrative Assistant.

PharmaMar apuesta por la innovación científica y el desarrollo de nuevas terapias, impulsando proyectos de investigación que contribuyen al avance de la medicina.

Como parte de este compromiso, buscamos incorporar a una persona para el puesto de Preclinical Administrative Assistant , que desempeñará un papel clave en el soporte administrativo y organizativo del Departamento de Preclínica. Esta posición ofrece la oportunidad de formar parte de un entorno dinámico y altamente especializado, colaborando estrechamente con equipos de investigación y profesionales de distintas áreas de la compañía.

¿Qué harás?

Gestionar la agenda y coordinar las actividades del/de la Head of Preclinical.

Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y comunicaciones internas y externas.

Mantener actualizada la base de datos de contactos del área de Preclínica.

Organizar y gestionar el archivo electrónico y físico de la documentación del departamento.

Preparar documentación, informes, presentaciones, cartas y otros materiales de apoyo.

Coordinar solicitudes de viaje, formación, anticipos, mensajería y justificación de gastos.

Organizar reuniones internas y externas con colaboradores/as y centros de investigación.

Gestionar inscripciones, desplazamientos y logística para congresos, eventos científicos y actividades formativas.

Dar soporte en el maquetado y preparación de pósteres científicos para congresos.

Gestionar contratos del Departamento de Preclínica, asegurando su seguimiento, registro y archivo.

Realizar el seguimiento y control del presupuesto departamental.

Comprobar, registrar y realizar el seguimiento de facturas relacionadas con la actividad del departamento.





Colaborar con el Departamento Financiero facilitando información para el control de gastos y pagos.

Solicitar, reclamar y gestionar facturas de proveedores, centros de investigación y entidades colaboradoras.

Realizar el seguimiento administrativo de proyectos de investigación externos en los que participe el departamento.

Gestionar pedidos de reactivos, consumibles y material de laboratorio.

Coordinar envíos de compuestos, muestras y materiales a centros colaboradores e investigadores/as externos/as.

Gestionar la documentación compartida a través de SharePoint, facilitando el acceso y el intercambio de información.

Colaborar en el cumplimiento de las normas de prevención de riesgos laborales y en la utilización adecuada de los equipos y recursos de trabajo.

Requisitos del puesto

Diplomatura, Grado o formación equivalente en Secretariado Internacional, Administración o áreas afines.

Nivel alto de inglés, tanto hablado como escrito.

Experiencia mínima de 1 año en posiciones de Assistant de Dirección, Executive Assistant o funciones administrativas similares.

Dominio de herramientas ofimáticas y entornos colaborativos digitales.

Capacidad de organización, planificación y atención al detalle.

Habilidades de comunicación y coordinación con equipos multidisciplinares.

Valorable experiencia previa en entornos científicos, farmacéuticos o de I+D.

Deseable conocimiento y manejo de SAP y/o Navision.

¿Qué ofrecemos?

Salario bruto anual competitivo acorde con la experiencia aportada.

Paquete de ventajas sociales (seguro médico privado, plan de acciones, comedor de empresa, capacitación continua, entre otros).

Horario flexible y opción de jornada intensiva los viernes.

Oportunidad de formar parte de una compañía líder en innovación biomédica y biotecnológica.

Compromiso firme con la diversidad, la igualdad de oportunidades y la creación de un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso para todas las personas.

📌 Preclinical Administrative Assistant (Madrid)
🏢 BUSINESS SOLUTIONS by TakeTalent
📍 Madrid