Job Purpose
Provide proactive administrative leadership for the Spain business by ensuring the smooth flow of orders and the effective management and control of administrative tasks, thereby enabling the efficient functioning of the Spain business
Key Accountabilities
Administration & Facilities Management
- Manage the procurement of office supplies and other purchases required for day-to-day office operations
- Administer rental and lease contracts
- Provide HR support: employment contracts, holidays, health/sick leave, onboarding, offboarding, documentation, and asset management
- Support Environment, Health & Safety (EHS) compliance
- Coordinate occupational health requirements
- Implement and maintain internal policies and procedures
- Manage Fundae (training subsidy) administration
- Obtain and manage the use of digital signatures
- Organise and coordinate meetings
Vendors & Suppliers – filing and update
- Register vendor invoices in the CIMMRA portal
- Ensure invoices are processed and paid on time
- Contract Management in coordination with Legal
Sales Support
- Manage the company car fleet
- Administer IT assets
- Manage mobile and internet provider services
- Oversee the compensation plan / flexible benefits platform
- Coordinate IT support
- Review and prepare client and supplier contracts
Back-Up Customer Service
- Answer phone calls and emails from clients
- Manage incidents relating to customer orders
- Enter daily orders for hospitals and wholesalers
- Ensure orders reach the logistics agency for timely delivery
Skills & Knowledge
Educational qualifications:
- Secondary education
- Intermediate level of Excel
- High level of English
Relevant experience:
- 3–4 years’ experience as an Office Manager
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Propósito del Puesto
Proporcionar liderazgo administrativo proactivo para el negocio de España,
garantizando el flujo optimizado de los pedidos y la gestión y control efectivos de las tareas administrativas, contribuyendo así al funcionamiento óptimo del negocio en España
Responsabilidades Principales
Administración y Gestión de Instalaciones
- Gestionar la adquisición de material de oficina y otras compras necesarias para las operaciones diarias
- Administrar contratos de alquiler y arrendamiento
- Brindar apoyo en Recursos Humanos: contratos laborales, vacaciones, bajas médicas, procesos de incorporación y desvinculación, gestión documental y control de activos
- Dar soporte al cumplimiento de las normativas de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS)
- Coordinar los requisitos relacionados con la vigilancia de la salud laboral
- Implementar y mantener políticas y procedimientos internos
- Gestionar la administración de FUNDAE (subvenciones para formación)
- Obtener y gestionar el uso de firmas digitales
- Organizar y coordinar reuniones
Gestión de Proveedores y Suministradores
- Registrar las facturas de proveedores en el portal CIMMRA
- Garantizar que las facturas se procesen y paguen dentro de los plazos establecidos
- Gestionar contratos en coordinación con el departamento Legal
Soporte a Ventas
- Gestionar la flota de vehículos de la empresa.
- Administrar los activos informáticos (IT)
- Gestionar los servicios de telefonía móvil e internet
- Supervisar el plan de compensación y la plataforma de beneficios flexibles
- Coordinar el soporte informático
- Revisar y preparar contratos con clientes y proveedores
Apoyo como Back-Up de Atención al Cliente
- Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos de clientes
- Gestionar incidencias relacionadas con los pedidos de clientes
- Introducir diariamente los pedidos de hospitales y mayoristas
- Garantizar que los pedidos se envíen a la agencia logística para su entrega puntual
Competencias y Conocimientos
Formación Académica
- Educación secundaria.
- Nivel intermedio de Excel.
- Nivel alto de inglés.
Experiencia Relevante
- Entre 3 y 4 años de experiencia como Office Manager
📌 Office Manager (Madrid)
🏢 Cipla
📍 Madrid