Los/las Asistentes Administrativos/as - Research Group Officers proporcionarán apoyo administrativo y organizativo estructurado a un portfolio de Grupos de Investigación.

Su objetivo será reducir la carga administrativa y de coordinación que actualmente asumen los Investigadores Principales y el personal investigador de los grupos de investigación, al tiempo que mejoran la calidad, consistencia y agilidad de las interacciones con los Equipos Operativos de ICFO.

Principales responsabilidades

Apoyo administrativo y organizativo

Proporcionar apoyo administrativo estructurado a los Grupos de Investigación asignados.

Ayudar a los Líderes de Grupo y al personal investigador a comprender y aplicar las políticas, procedimientos y requisitos institucionales de ICFO.

Preparar, organizar y realizar el seguimiento de solicitudes, documentación y procesos administrativos recurrentes.

Anticipar requisitos, plazos y necesidades de aprobación.

Mantener la visibilidad sobre los asuntos pendientes y apoyar su resolución en tiempo y forma.

Coordinación institucional

Coordinar las interacciones administrativas entre los Grupos de Investigación y los equipos institucionales correspondientes.

Canalizar y estructurar las solicitudes hacia los Equipos Operativos adecuados.

Garantizar que la información sea completa, coherente y se presente a través de los procedimientos establecidos.





Supervisar acciones que involucren a varios equipos y escalar incidencias no resueltas cuando sea necesario.

Apoyar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y plazos institucionales.

Apoyo a la actividad investigadora

Contribuir a la preparación administrativa y organizativa de las actividades relacionadas con los Grupos de Investigación.

Apoyar procesos relacionados con visitantes, reuniones, eventos, logística, incorporación de personal (onboarding), asuntos de personal, formación, viajes, compras, accesos y otras actividades institucionales recurrentes.

Coordinarse con los equipos responsables de cada proceso y trabajar conforme a sus procedimientos y directrices.

Preparar informes ejecutivos, documentación de apoyo y aspectos logísticos cuando sea requerido.

Mejora de procesos y transformación digital

Contribuir a la revisión, simplificación y estandarización de los procesos administrativos que afectan a los Grupos de Investigación.

Participar en iniciativas de transformación digital lideradas por los equipos operativos correspondientes.

Apoyar la implantación y adopción de nuevas herramientas, flujos de trabajo y formas de trabajo.

Identificar ineficiencias recurrentes, duplicidades y oportunidades de mejora.

Proporcionar retroalimentación estructurada basada en la interacción diaria con los Grupos de Investigación y los equipos institucionales.

📌 Asistente administrativo/a (Castelldefels)
🏢 Icfo- Institut De Ciències Fotòniques
📍 Castelldefels