Desde la especialización TOP Assistant de Adecco , buscamos un/a Office Manager con nivel alto de inglés y experiencia en licitaciones.

? Misión del puesto

Garantizar el correcto funcionamiento administrativo de la oficina en Madrid, proporcionando soporte directo a Dirección y a los distintos departamentos , coordinando las acciones de comunicación externa , y dando apoyo administrativo al equipo comercial en la preparación de ofertas y licitaciones.

? Funciones y responsabilidades

? 1. Soporte administrativo y a Dirección

- Gestionar y organizar la documentación corporativa.
- Preparar informes, presentaciones y reporting periódicos.
- Coordinar agendas, reuniones y logística asociada.
- Facilitar soporte administrativo transversal a los distintos departamentos.

? 2. Office Management

- Asegurar el correcto funcionamiento de la oficina (instalaciones, proveedores, suministros).
- Coordinar servicios generales (viajes, mensajería, mantenimiento).
- Controlar gastos y optimizar recursos de oficina.
- Gestionar necesidades operativas del equipo en oficina de Madrid.

? 3. Coordinación de comunicación externa

- Apoyar la ejecución de acciones de comunicación corporativa.
- Coordinar contenidos externos (web, redes sociales, newsletters, notas de prensa).
- Gestionar la relación con proveedores externos (agencias, medios).
- Velar por la coherencia de la imagen corporativa en todos los canales.

? 4. Soporte al equipo comercial (ofertas y licitaciones)





- Apoyar en la preparación administrativa de ofertas comerciales y licitaciones públicas/privadas.
- Coordinar la recopilación de documentación administrativa, técnica y económica.
- Revisar requisitos de pliegos y asegurar el cumplimiento formal.
- Gestionar la presentación de ofertas en plataformas correspondientes.
- Realizar seguimiento de plazos, subsanaciones y comunicaciones.
- Mantener actualizada la documentación corporativa estándar.

? 5. Coordinación interna y entre sedes

- Coordinarse con el equipo de administración de las distintas sedes de la compañía.
- Asegurar la homogeneidad de procesos administrativos y comunicación interna.
- Facilitar el flujo de información entre oficinas.

? 6. Coordinación internacional

- Mantener relación con la matriz y equipos en Italia (a futuro puede que con Francia)
- Coordinar actividades y reporting en un contexto internacional.
- Apoyar en la gestión de comunicación y documentación en inglés.

? Formación

- Grado en ADE, Administración, Comunicación, Marketing o similar.

? Experiencia

- Mínimo 3 años en funciones administrativas u Office Manager.
- Experiencia en preparación de ofertas y licitaciones.
- Valorable experiencia en entornos internacionales.
- Salario: 28.000 € brutos anuales .

? Idiomas

- Inglés B2 o superior imprescindible.
- Valorable francés o italiano.

? Conocimientos

- Manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, PowerPoint y Outlook).
- Valorable experiencia con plataformas de licitación.
- Conocimientos básicos de comunicación corporativa.

📌 Office Manager Y Coordinación de Comunicación externa (Madrid)
🏢 The Adecco Group
📍 Madrid