Los/las Asistentes Administrativos/as - Research Group Officers proporcionarán apoyo administrativo y organizativo estructurado a un portfolio de Grupos de Investigación.
Su objetivo será reducir la carga administrativa y de coordinación que actualmente asumen los Investigadores Principales y el personal investigador de los grupos de investigación, al tiempo que mejoran la calidad, consistencia y agilidad de las interacciones con los Equipos Operativos de ICFO.
Principales responsabilidades:
Apoyo administrativo y organizativo
Proporcionar apoyo administrativo estructurado a los Grupos de Investigación asignados.
Ayudar a los Líderes de Grupo y al personal investigador a comprender y aplicar las políticas, procedimientos y requisitos institucionales de ICFO.
Preparar, organizar y realizar el seguimiento de solicitudes, documentación y procesos administrativos recurrentes.
Anticipar requisitos, plazos y necesidades de aprobación.
Mantener la visibilidad sobre los asuntos pendientes y apoyar su resolución en tiempo y forma.
Coordinación institucional
Coordinar las interacciones administrativas entre los Grupos de Investigación y los equipos institucionales correspondientes.
Canalizar y estructurar las solicitudes hacia los Equipos Operativos adecuados.
Garantizar que la información sea completa, coherente y se presente a través de los procedimientos establecidos.




Supervisar acciones que involucren a varios equipos y escalar incidencias no resueltas cuando sea necesario.
Apoyar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y plazos institucionales.
Apoyo a la actividad investigadora
Contribuir a la preparación administrativa y organizativa de las actividades relacionadas con los Grupos de Investigación.
Apoyar procesos relacionados con visitantes, reuniones, eventos, logística, incorporación de personal (onboarding), asuntos de personal, formación, viajes, compras, accesos y otras actividades institucionales recurrentes.
Coordinarse con los equipos responsables de cada proceso y trabajar conforme a sus procedimientos y directrices.
Preparar informes ejecutivos, documentación de apoyo y aspectos logísticos cuando sea requerido.
Mejora de procesos y transformación digital
Contribuir a la revisión, simplificación y estandarización de los procesos administrativos que afectan a los Grupos de Investigación.
Participar en iniciativas de transformación digital lideradas por los equipos operativos correspondientes.
Apoyar la implantación y adopción de nuevas herramientas, flujos de trabajo y formas de trabajo.
Identificar ineficiencias recurrentes, duplicidades y oportunidades de mejora.
Proporcionar retroalimentación estructurada basada en la interacción diaria con los Grupos de Investigación y los equipos institucionales.

📌 Asistente administrativo/a (Castelldefels)
🏢 Icfo- Institut De Ciències Fotòniques
📍 Castelldefels