Desde BeDistic, seleccionamos para una multinacional farmacéutica líder, perfiles de BUSINESS SUPPORT COORDINATOR con certificado de disCapacidad para incorporarse en su hub de Barcelona.

Buscamos profesionales con sólida
experiencia como Executive Assistant en entornos multinacionales, acostumbrados
a trabajar con managers en distintos países y a gestionar operaciones complejas
en contextos internacionales.

FUNCIONES:

· Gestión de agendas y calendarios.
· Organización de viajes nacionales e internacionales.
· Gestión y control de gastos.
· Resolución de incidencias administrativas y conflictos de calendario.
· Coordinar los aspectos logísticos y contribuir a la preparación de reuniones internas y externas.
· Calendarios de equipos de proyecto:
Programación de reuniones.
Reserva de salas.
Elaboración y archivo de actas.
Preparación de agendas.
Seguimiento de acciones.
Planificación de temas futuros.
Gestión de listas de distribución.

Además, apoyarás la gestión de la información del equipo mediante:
Administración de SharePoint.
Almacenamiento y organización de actas y presentaciones.
Gestión de estructuras de archivos.
Formación de equipos en el uso de herramientas y procesos.
Identificación e implementación de mejoras de procesos.

REQUISITOS:

Imprescindibles:
Más de 5 años de experiencia trabajando como Executive Assistant con Managers en diferentes países en simultáneo.
Experiencia en Empresas Multinacionales.
Inglés avanzado (C1)
Se valorará positivamente una licenciatura o experiencia equivalente.
Amplia experiencia en gestión de calendarios mediante Microsoft Outlook.
Experiencia previa dando soporte a múltiples responsables funcionales o directivos.




Excelente capacidad de comunicación con ejecutivos y otros interlocutores internos y externos.
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
Elevado nivel de integridad, comprensión del entorno empresarial y capacidad para manejar información sensible con la máxima discreción.
Enfoque proactivo y capacidad para gestionar y priorizar eficazmente múltiples solicitudes de manera simultánea.
Gran atención al detalle y compromiso con la entrega de trabajo de alta calidad.
Sólidas habilidades organizativas, de planificación anticipada y gestión de stakeholders.
Capacidad para construir relaciones sólidas y desarrollar redes de contacto tanto internas como externas.
Experiencia demostrada resolviendo problemas y desafíos de forma rápida y eficiente, con flexibilidad para adaptarse a situaciones cambiantes.
Capacidad demostrada para trabajar eficazmente en un contexto global equilibrando prioridades competitivas.
Experiencia en el uso de herramientas de productividad basadas en inteligencia artificial, como ChatGPT, Microsoft Copilot o plataformas similares, para optimizar tareas administrativas.

Valorables:
Nivel avanzado de dominio de Microsoft Office y herramientas de productividad impulsadas por inteligencia artificial, incluyendo:
Gestión avanzada de calendarios en Outlook asistida por IA.
Gestión de datos mediante análisis automatizados e información generada por IA.
Integración de herramientas como Microsoft Copilot para agilizar la creación de documentos y los flujos de trabajo administrativos.
Experiencia demostrada en el uso de diversas tecnologías para reuniones virtuales, software de gestión de la información y productos de Microsoft.

OFRECEMOS:

C

📌 BUSINESS SUPPORT COORDINATOR con certificado de disCapacidad (Barcelona)
🏢 Be Distic
📍 Barcelona