Estem en cerca d'Auxiliar Administrativa amb experiència per a unir-se al nostre equip. Com Auxiliar Administrativa seràs responsable de la Gestió de contractes, pressupostos, factures i agendes de l’estudi. Treballaràs directament amb la Coordinadora Administrativa per a desenvolupar el manteniment actualitzat de la documentació administrativa, la gestió de pagaments i cobraments i, la gestió i seguiment administratiu de tràmits, ajuts i subvencions.

1. Missió de l’Auxiliar Administrativa

L’Auxiliar Administrativa es responsable de la Gestió de contractes, pressupostos, factures i agendes de l’estudi.

Entre les seves activitats principals es troben:

· Redacció i revisió de contractes amb clients, col·laboradors i proveïdors

· Redacció i actualització de pressupostos per a projectes i serveis

· Coordinació amb l’equip tècnic per obtenir dades tècniques o mètriques

· Emissió de factures a clients segons fases del projecte

· Control de cobraments i venciments

· Registre de factures rebudes de proveïdors

· Reconciliació de moviments i suport en el tancament mensual

· Coordinació d’agendes amb proveïdors externs

· Atenció telefònica i filtratge de correus

· Organització documental (digitals i físics)

· Tasques de logística bàsica (enviaments, compres d’oficina, etc.)

· Gestió administrativa d’ajuts i subvencions

· Suport a l’equip de producció i direcció en redacció i tramitació de documents administratius.

Des de l’estudi d’arquitectura Gisela Trilla Llop considerem que la confiança que depositen els clients en nosaltres és el més valuós que tenim. Per això cuidem aquesta confiança amb afecte i respecte a través del nostre treball.

Aquest document descriu el lloc de treball, les responsabilitats, els objectius i els beneficis que aquest rol te dins de l’estudi d’arquitectura Gisela Trilla Llop.

2. Missió de l’estudi d’arquitectura Gisela Trilla Llop La nostra missió consisteix en que cada llar del món sigui un refugi sa, sostenible i eficient que cuidi la salut i benestar dels que l’habiten i la del planeta.

Transmetre la nostra experiència a través de l’exemple, l’afecte i l’empatia es primordial. Els nostres serveis son únics per la qualitat humana i els valors de l’excel·lència que cadascú de nosaltres a l’equip practiquem a diari.

3. Dependència jeràrquica

· Reporta a Coordinadora Administrativa

4. Responsabilitats clau

· Mantenir actualitzada la documentació administrativa.

· Gestió de pagaments i cobraments.

· Gestió i seguiment administratiu de tràmits d’ajuts i subvencions

5. Competències necessàries

Aptituds i valors

· Us de dades i software administratiu

· Comunicació fluïda i empàtica (tracte amb proveïdors i clients)

· Organització

· Ordre i rigor en l’organització de documents i dades

· Bon nivell d'autonomia i capacitat de seguiment de deadlines

· Discreció i confidencialitat

· Capacitat per treballar en equip i donar suport a múltiples rols

Experiència

· Experiència prèvia (1–3 anys) en administració o gestió administrativa en entorns similars (estudis d’arquitectura, enginyeries, empreses tècniques o de serveis).

· Familiaritat amb la documentació pròpia del sector de l’arquitectura: pressupostos per fases, contractes amb honoraris, facturació per percentatges, etc.

· Experiència en tracte amb clients i proveïdors a nivell administratiu.





Coneixements/tecnologia

Imprescindibles

· Català natiu o nivell alt.

· Paquet Office o Excel Avançat: per a pressupostos, mètriques, KPIs i seguiment financer o Word: per a contractes i documents administratius

Ideals

· Coneixements bàsics de comptabilitat i finances (IVA, pressupostos, factures, venciments...).

· Coneixement funcional de gestió documental (versions, arxiu, control de canvis).

· Familiaritat amb terminologia bàsica de projectes arquitectònics (fases, plànols, entregues...).

· Google Workspace (Drive, Calendar, Gmail)

· Gestors d’agenda i reunions (Outlook, Google Calendar, Calendly...)

· ERP o programari de gestió administrativa (Holded, Bilky...)

· CRM bàsic o gestors de projectes (Trello, Notion, Asana o similars)

· Emissors de factures electròniques o PDFs amb plantilles pròpies del despatx

· Programari de plataformes de cobrament automàtic (Stripe o similar)

6. Processos en els que participa

· Contractació de projectes:

o Suport en l’elaboració i enviament de pressupostos a clients o Redacció i gestió de contractes de serveis o Arxiu i control de l’estat dels documents contractuals

· Facturació i seguiment econòmic:

o Emissió de factures a clients segons la planificació del projecte o Control de pagaments i venciments o Registre i seguiment de factures de proveïdors o Coordinació amb la direcció financera o assessoria i comptable.

· Relació amb proveïdors i col·laboradors:

o Gestió documental per a contractacions externes (enginyers, renderistes…)

o Recepció i registre de pressupostos i factures o Coordinació de documentació legal i administrativa necessària

· Suport intern i organització o Organització i manteniment de l’arxiu físic i digital o Gestió de recursos d’oficina i logística o Coordinació d’informació entre equips, especialment en fases crítiques (entregues)

o Gestió i seguiment administratiu de tràmits d’ajuts i subvencions

7. Objectius SMART i KPIs

· Millorar l’eficiència de facturació: Emetre el 100% de les factures mensuals dins dels últims 5 dies hàbils de cada mes, assegurant el seu registre correcte en el sistema i l’enviament al client.

· Organització documental: mantenir al dia i organitzat l’arxiu físic i digital de contractes i documentació de projectes, amb una estructura clara i accessible.

· Seguiment de contractes: Fer seguiment actiu del 100% dels contractes signats, assegurant l’arxiu complet (document signat + pressupost + annexos) dins dels 3 dies posteriors a la signatura.

· Control de factures rebudes: Registrar el 100% de les factures de proveïdors abans de 48 h després de la seva recepció, i mantenir el llistat mensual actualitzat per a la reunió de tancament econòmic (Pla financer i flux de caixa)

· KPIs o Precisió en la gestió de la documentació (>95% sense errors)

o Temps de resposta (> 90% dins de les 24-48h)

8. Característiques del lloc

· Tipus: Contracte indefinit (després de superar el període de prova de 6 mesos)

· Ubicació:



Modalitat híbrida. El treball es desenvoluparà principalment presencial en horari base de matí versátil. Per altes càrregues de feina puntuals o emergències personals puntuals es podrà fer de forma remota en horari de tarda

· Jornada: mitja jornada, 20 hores setmanals amb flexibilitat par ajustar l’horari segons les necessitats de l’estudi i la conciliació personal.

· Vacances: mínim 6 setmanes obligatòries a l’any i dies lliures sense límit predefinit, en base a rendiment i compliment d’objectius.

9. Remuneració

· 10.400€ bruts anuals cobrats mensualment.

· Es suma bonificació a partir del 2n any sobre rendiments.

· Els pagaments es realitzen entre el dia 1 i 5 del mes següent.

· Posició amb possibilitats reals de desenvolupament professional dins de l’estudi, amb projecció cap a rols de Coordinació Administrativa o Direcció de Finances segons el rendiment i les necessitats de l’empresa.

10. Vacances i descans

· Com a membre de l’equip podrà agafar tants dies de descans com necessitis sempre que cuidis els KPIs associats al teu rol i compleixis els objectius

· El descans és tant important com el treball. Per això establim un mínim obligatori de 6 setmanes pagades a l’any que podràs distribuir com prefereixis sempre i quant estableixis els sistemes i delegacions necessaris per a cuidar i garantir els teus objectius.

· Quant agafis dies de vacances o descans hauràs de comunicar-ho directament al teu responsable amb almenys 30 dies d’antelació.

11. Límits i línies roges

· Una empresa son resultats. Els KPIs i objectius associats al teu rol son la línia base per a continuar la col·laboració així com un comportament íntegre i sa en l’equip.

· En cas de no estar assolint el objectius és requisit donar part a la teva responsabilitat juntament amb un bon pla d’acció de forma immediata per a que, a través del treball en equip i assumint el lideratge per part teva, puguem aconseguir-ho.

· La no obtenció de resultats per un període prolongat de temps, així com la falta de pro activitat en la presentació de plans i solucions, suposa la fi de la col·laboració.

· Els errors son benvinguts al nostre equip sempre que no sigui el mateix error que es repeteix (l’important no és fer les coses perfectes, si no tenir la bona voluntat d’aprendre a fer les coses bé). Un error sempre s’ha de comunicar honestament i ha d’estar acompanyat d’un pla d’acció per a evitar tornar a repetir-lo.

12. Principis i cultura de l’estudi d’arquitectura Gisela Trilla Llop La identitat i pertinença a aquest equip es possible quant compartim uns mateixos principis i valors de treball. Tenim una forma concreta de treballar, no n’hi ha prou en saber d’arquitectura o dels coneixements propis del teu rol, es necessari actuar amb els següent principis de la nostra organització com a brúixola diària:

· Passió, Excel·lència, Agilitat, Integritat, Pertinença, Felicitat, Servei, Responsabilitat, Honestedat, Essencialisme, Pensar en gran, Prescindibles, Límits, No salvem, Tolerància, Inclusió, Creixement.



Si t'apassiona contribuir a un món més sa, sostenible i eficient, que cuidi a les persones i al planeta i, t'interessa continuar amb el teu creixement professional a l'estudi d'arquitectura Gisela Trilla Llop, t'invitem a enviar-nos el teu CV detallant la teva experiència i assoliments rellevants.

📌 Auxiliar administrativo (Lérida)
🏢 Gisela Trilla Llop
📍 Lérida