Buscamos una persona con experiencia administrativa, autonomía, criterio y capacidad de seguimiento, capaz de gestionar el funcionamiento administrativo diario de varias sociedades apoyándose en un ERP propio. No buscamos un perfil junior ni exclusivamente contable.
Perfil :
Experiencia previa mínima de 4-5 años en puestos administrativos de gestión. Buen manejo de facturación, proveedores, cobros y pagos. Conocimientos contables suficientes para comprender el circuito completo de una factura y trabajar coordinadamente con una gestoría. Experiencia con programas ERP y buena adaptación a herramientas digitales. Buen manejo de Excel y herramientas ofimáticas. Capacidad para trabajar con varias sociedades y diferentes centros de coste. Persona organizada, rigurosa con la documentación y los plazos, autónoma y resolutiva. Se valorará especialmente experiencia en constructoras, rehabilitación, ingeniería, instalaciones o empresas que trabajen por proyectos u obras. Se valorará experiencia en preparación y justificación documental de subvenciones.
Administración y facturación :
Emisión y control de facturas de clientes de las distintas sociedades. Recepción y supervisión de facturas de proveedores. Comprobación de la correcta asignación de facturas a sociedad, obra y centro de coste. Control documental de facturas, pedidos y albaranes. Gestión de incidencias y diferencias con proveedores. Archivo y gestión documental a través del ERP. Coordinación de la información administrativa con la gestoría externa.
Tesorería, cobros y pagos Seguimiento de facturas pendientes de cobro y reclamación administrativa de cobros. Control de vencimientos de clientes y proveedores. Preparación y seguimiento de pagos a proveedores. Conciliación bancaria y resolución de diferencias. Seguimiento ordinario de movimientos bancarios. Apoyo en la preparación de información de tesorería para Gerencia.
Subvenciones
Preparación y organización de la documentación necesaria para la solicitud,
seguimiento y justificación de subvenciones, especialmente vinculadas a obras de rehabilitación Plan Next Generation / Plan Rehabilita. Recopilación de facturas y justificantes bancarios. Recopilación y organización de certificaciones, contratos, presupuestos y demás documentación justificativa. Coordinación con Oficina Técnica para obtener la documentación técnica necesaria. Reclamación y seguimiento de documentación pendiente. Control de plazos, requerimientos y subsanaciones. Preparación de expedientes de justificación y seguimiento hasta su cierre y cobro. Registro y control del estado de cada expediente mediante ERP.
Administración de personal
Gestión administrativa de vacaciones, ausencias y fichajes. Seguimiento de incidencias de personal y coordinación con la gestoría laboral. Organización y seguimiento de reconocimientos médicos. Gestión administrativa de cursos y formación. Control documental de trabajadores. Gestión y seguimiento de ropa de trabajo y EPIs. Control de vencimientos de documentación mediante ERP.
Administración relacionada con las obras
Gestión administrativa de pedidos previamente definidos por Producción. S eguimiento de pedidos, entregas, albaranes y facturas. Gestión administrativa de alquileres y devoluciones de maquinaria y medios auxiliares. Gestión y seguimiento de contenedores. Solicitud y seguimiento de certificados de gestión de residuos. Reclamación de documentación a proveedores y subcontratistas. Apoyo administrativo a los responsables de obra. Preparación de documentación administrativa asociada a las obras.
Gestión general y apoyo a Gerencia
Atención telefónica y gestión de comunicaciones administrativas. Organización y seguimiento de citas y tareas administrativas de Gerencia. Gestión documental de seguros y vehículos. Solicitud y seguimiento de certificados. Recepción y tramitación interna de notificaciones. Seguimiento de vencimientos y renovaciones. Preparación de documentación y presupuestos administrativos para otras áreas de la empresa. Apoyo administrativo general a los distintos departamentos.
📌 Especialista administrativo (Madrid)
🏢 ATICON
📍 Madrid