Buscamos una persona con experiencia administrativa, autonomía, criterio y capacidad de seguimiento, capaz de gestionar el funcionamiento administrativo diario de varias sociedades apoyándose en un ERP propio. No buscamos un perfil junior ni exclusivamente contable.

Perfil :

Experiencia previa mínima de 4-5 años en puestos administrativos de gestión. Buen manejo de facturación, proveedores, cobros y pagos. Conocimientos contables suficientes para comprender el circuito completo de una factura y trabajar coordinadamente con una gestoría. Experiencia con programas ERP y buena adaptación a herramientas digitales. Buen manejo de Excel y herramientas ofimáticas. Capacidad para trabajar con varias sociedades y diferentes centros de coste. Persona organizada, rigurosa con la documentación y los plazos, autónoma y resolutiva. Se valorará especialmente experiencia en constructoras, rehabilitación, ingeniería, instalaciones o empresas que trabajen por proyectos u obras. Se valorará experiencia en preparación y justificación documental de subvenciones.

Administración y facturación :

Emisión y control de facturas de clientes de las distintas sociedades.

Recepción y supervisión de facturas de proveedores.

Comprobación de la correcta asignación de facturas a sociedad, obra y centro de coste.

Control documental de facturas, pedidos y albaranes.

Gestión de incidencias y diferencias con proveedores.

Archivo y gestión documental a través del ERP.

Coordinación de la información administrativa con la gestoría externa.

Tesorería, cobros y pagos

Seguimiento de facturas pendientes de cobro y reclamación administrativa de cobros.

Control de vencimientos de clientes y proveedores.

Preparación y seguimiento de pagos a proveedores.

Conciliación bancaria y resolución de diferencias.

Seguimiento ordinario de movimientos bancarios.

Apoyo en la preparación de información de tesorería para Gerencia.

Subvenciones

Preparación y organización de la documentación necesaria para la solicitud,



seguimiento y justificación de subvenciones, especialmente vinculadas a obras de rehabilitación Plan Next Generation / Plan Rehabilita.

Recopilación de facturas y justificantes bancarios.

Recopilación y organización de certificaciones, contratos, presupuestos y demás documentación justificativa.

Coordinación con Oficina Técnica para obtener la documentación técnica necesaria.

Reclamación y seguimiento de documentación pendiente.

Control de plazos, requerimientos y subsanaciones.

Preparación de expedientes de justificación y seguimiento hasta su cierre y cobro.

Registro y control del estado de cada expediente mediante ERP.

Administración de personal

Gestión administrativa de vacaciones, ausencias y fichajes.

Seguimiento de incidencias de personal y coordinación con la gestoría laboral.

Organización y seguimiento de reconocimientos médicos.

Gestión administrativa de cursos y formación.

Control documental de trabajadores.

Gestión y seguimiento de ropa de trabajo y EPIs.

Control de vencimientos de documentación mediante ERP.

Administración relacionada con las obras

Gestión administrativa de pedidos previamente definidos por Producción. S

eguimiento de pedidos, entregas, albaranes y facturas.

Gestión administrativa de alquileres y devoluciones de maquinaria y medios auxiliares.

Gestión y seguimiento de contenedores.

Solicitud y seguimiento de certificados de gestión de residuos.

Reclamación de documentación a proveedores y subcontratistas.

Apoyo administrativo a los responsables de obra.

Preparación de documentación administrativa asociada a las obras.

Gestión general y apoyo a Gerencia

Atención telefónica y gestión de comunicaciones administrativas.

Organización y seguimiento de citas y tareas administrativas de Gerencia.

Gestión documental de seguros y vehículos. Solicitud y seguimiento de certificados.

Recepción y tramitación interna de notificaciones.

Seguimiento de vencimientos y renovaciones.

Preparación de documentación y presupuestos administrativos para otras áreas de la empresa. Apoyo administrativo general a los distintos departamentos.

📌 Especialista administrativo - madrid
🏢 ATICON
📍 Madrid