¿Eres una persona meticulosa, resolutiva y con ganas de aportar en un entorno dinámico e internacional?

Buscamos un perfil de Office Manager administrativo con experiencia para integrarse en un equipo profesional, cooperativo y orientado a resultados.

Funciones

Responsabilizarse del correcto funcionamiento y uso de las oficinas (2.000 m2 y 100 personas), especialmente las áreas comunes, office, auditorio y salas de reuniones.

· Conocer los detalles de funcionamiento y el calendario de planes de mantenimiento de las instalaciones, eléctricas, alumbrado, climatización, audiovisuales y protección contra incendios.

· Atender y solucionar problemas técnicos básicos de la utilización de los equipos anteriormente mencionados y todos aquellos que puedan afectar a los usuarios.

· Reportar y gestionar los problemas, que detecte y que no pueda solucionar, con las empresas implicadas (mantenimiento y limpieza tanto propio como del arrendador)

· Asegurar el correcto estado de orden, limpieza y equipamiento de las oficinas, especialmente de las salas comunes y de reuniones.

· Atender a las políticas de personal, HSE aplicables y colaborar con los departamentos implicados en su aplicación, diseñando las normas y manuales de uso de las instalaciones generales de la oficina, como pueden ser las salas de reuniones y equipos audiovisuales.

· Promover y velar por el correcto uso de las instalaciones conforme a las normas establecidas.

· Gestionar el sistema de reservas de recursos compartidos.

· Mediar por la correcta reserva, uso de las salas y equipos compartidos.

· Ser el referente para la comunicación, ayuda y resolución de incidencias por parte de los usuarios.





· Ser el primer interlocutor con los servicios generales como mantenimiento, seguridad y limpieza.

· Ser el referente para la atención básica de visitas, colaborando en que se familiaricen con las instalaciones y solventar sus necesidades durante su estancia.

· Colaborar con el personal de la oficina para garantizar el perfecto desarrollo de reuniones, juntas del comité de dirección y comunicación, town-hall de resultados anuales, etc.

· Colaborar en la distribución de correo, paquetería y valija.

· Colaborar y participar en los planes de actuación diseñados frente a emergencias.

Relaciones internas y externas

· Gestionar las relaciones con la propiedad del edificio, seguridad, limpieza, mantenimiento, informática, recursos humanos, dirección, comunicación, real estate, correos, valija, paquetería, etc.

Competencias personales

· Sentido de la propiedad.

· Capacidad de análisis.

· Proactividad.

· Resolutivo.

· Autonomía y liderazgo.

· Comunicación y gestión de conflictos.

· Empatía.

· Trabajo en equipo.

Competencias profesionales

· Experiencia en gestión de oficinas y su equipamiento e instalaciones.

· Familiarizado con el uso de instalaciones de edificios y oficinas (electricidad, alumbrado, clima, audiovisuales).

· Conocimiento de funcionamiento de equipos audiovisuales y salas de conferencias.

· Conocimiento informático a nivel de usuario de ofimática, Microsoft Office, y aplicaciones específicas de gestión de espacios (workplace).

· Idiomas: se valorará nivel medio de inglés en conversación.

Especialidad

- Técnico Superior en Administración y Finanzas

📌 Office Manager inglés alto (Madrid)
🏢 Apleona Iberica
📍 Madrid