Garantizar el correcto funcionamiento diario de la oficina, proporcionando soporte administrativo a los distintos departamentos. Gestionar los recursos e instalaciones de la oficina, asegurando un entorno de trabajo ordenado, eficiente y cualificado. Coordinar la logística interna de la oficina, incluyendo espacios de trabajo, reuniones, viajes y servicios generales. Actuar como punto de contacto para empleados, visitantes, proveedores y colaboradores externos. Apoyar los procesos de incorporación de nuevos empleados y contribuir a una experiencia positiva para el personal. Mantener actualizados los registros, bases de datos y documentación administrativa de la compañía. Dar soporte operativo a las áreas de Finanzas, RR. HH., Compras y otros departamentos cuando sea necesario. Velar por el cumplimiento de las políticas internas y de las normas de salud y seguridad en la oficina. Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y de gestión de oficina.,-Gestionar el stock y la reposición de material de oficina, equipamiento y consumibles.Solicitar presupuestos, realizar pedidos y coordinar proveedores relacionados con la oficina.Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajería y correspondencia.Recibir y dar la bienvenida a visitas, candidatos, clientes y proveedores.Organizar reuniones,



reservar salas y coordinar las necesidades logísticas asociadas.Gestionar las reservas de puestos de trabajo (desks) y plazas de aparcamiento cuando corresponda.Coordinar viajes corporativos, incluyendo vuelos, hoteles, transporte y gestión de itinerarios.Preparar agendas, presentaciones, informes y documentación administrativa.Mantener actualizados archivos físicos y digitales, bases de datos y registros corporativos.Tramitar y archivar documentación administrativa, contratos y documentación interna.Dar soporte en el proceso de onboarding, coordinando accesos, material informático, puestos de trabajo y documentación de bienvenida.Coordinar incidencias con proveedores de limpieza, mantenimiento, seguridad, catering y gestión del edificio.Apoyar la gestión de facturas, órdenes de compra y seguimiento administrativo de proveedores.Colaborar en la organización de eventos corporativos, formaciones, reuniones de equipo y actividades internas.Realizar el seguimiento de incidencias y necesidades operativas de la oficina, garantizando una rápida resolución.Elaborar reportes periódicos sobre gastos, suministros, ocupación de espacios y otras métricas administrativas.
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📌 Office Assistant (Madrid)
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