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Reporta a : Dirección de Administración y RR. HH. Descripción del puesto: Buscamos un

Coordinador de Administración

para apoyar la gestión y coordinación de la operación administrativa, financiera y de infraestructura de la Fundación, así como el seguimiento de controles relacionados con la adecuada administración de sus recursos y riesgos. La posición tendrá un papel transversal, dando seguimiento a proveedores, pagos, contratos, convenios, servicios generales, mantenimiento, seguridad y distintos proyectos internos. Buscamos una persona con alta capacidad de organización, criterio, autonomía y orientación a resultados, capaz de anticipar problemas, dar seguimiento hasta su resolución y preparar información clara para la toma de decisiones. Responsabilidades principales: Gestionar y dar seguimiento a la operación administrativa diaria. Revisar, validar y tramitar facturas, así como llevar el control de pagos y compromisos pendientes. Dar seguimiento a la ejecución presupuestaria y financiera de la Fundación, preparando controles, proyecciones, análisis de desviaciones y escenarios que permitan anticipar necesidades y apoyar la asignación eficiente de recursos. Preparar información, análisis y seguimiento de asuntos administrativos y financieros para apoyar la toma de decisiones de la Dirección. Coordinar proyectos administrativos y operativos transversales, dando seguimiento a responsables, plazos, documentación y acuerdos hasta su correcta implementación. Coordinar la relación administrativa con proveedores, solicitar cotizaciones, elaborar comparativos y dar seguimiento a la contratación y prestación de servicios. Mantener el control de contratos, convenios, documentación, renovaciones, vencimientos y compromisos administrativos, incluyendo el seguimiento de las obligaciones y plazos derivados de éstos. Dar seguimiento a asuntos con asesorías externas fiscales, contables y legales, recopilando información y asegurando el cumplimiento de pendientes y plazos. Documentar, ordenar y estandarizar procesos administrativos, asegurando que los controles, procedimientos y mejoras implementadas queden correctamente definidos y documentados. Dar seguimiento a controles internos, políticas, procedimientos y obligaciones de compliance que correspondan al área,



manteniendo organizada y actualizada la documentación de soporte. Coordinar servicios generales, mantenimiento, seguridad, control de accesos e infraestructura. Dar seguimiento a trabajos de mantenimiento, remodelaciones, instalaciones y proveedores técnicos. Atender y resolver incidencias operativas, identificando oportunamente riesgos, bloqueos o desviaciones y dando seguimiento a las medidas acordadas para su mitigación o resolución. Utilizar herramientas de inteligencia artificial para mejorar la productividad y calidad del trabajo, incluyendo investigación, análisis de información, elaboración y revisión de documentos, síntesis, estructuración de datos y optimización de procesos, siempre con criterio profesional, confidencialidad y validación de resultados. Identificar, diseñar e implementar mejoras en procesos, controles y herramientas del área, incluyendo su automatización y digitalización mediante herramientas digitales e inteligencia artificial cuando resulte conveniente. Perfil deseado: Grado universitario en Administración, Finanzas, Economía, Ingeniería Industrial, Derecho o carrera afín. Entre 3 y 5 años de experiencia en posiciones administrativas, de operaciones, coordinación de proyectos o funciones similares. Experiencia trabajando con proveedores, facturación, pagos, contratos y seguimiento administrativo. Excelente capacidad de organización y seguimiento, con habilidad para manejar simultáneamente distintos asuntos y prioridades. Capacidad para trabajar con autonomía, resolver problemas y escalar oportunamente los asuntos que requieran decisión. Alto sentido de responsabilidad, confidencialidad y atención al detalle. Muy buenas habilidades de comunicación oral y escrita. Capacidad para trabajar transversalmente con distintas áreas, proveedores y asesores externos. Competencias técnicas: Dominio de Excel, incluyendo fórmulas, filtros, cruces de información, tablas dinámicas y elaboración de controles y reportes. Se valorará experiencia con Power Query u otras herramientas de análisis de datos.



Experiencia práctica utilizando herramientas de inteligencia artificial generativa —como ChatGPT, Microsoft Copilot o equivalentes— aplicadas al trabajo profesional. Capacidad para formular prompts efectivos, analizar críticamente los resultados obtenidos con IA y utilizarlos para producir entregables de mayor calidad y eficiencia. Buen manejo de Microsoft 365, especialmente Word, Outlook, PowerPoint y Teams. Se valorará conocimiento de SharePoint y Power BI. Se valorará experiencia con ERP, plataformas de gestión administrativa, herramientas de gestión de proyectos o sistemas de gestión financiera y documental. Competencias personales: Ordenada y sistemática, pero con capacidad para desenvolverse en situaciones que requieren rapidez y flexibilidad. Ejecutiva y resolutiva: que no se limite a identificar un pendiente, sino que lo lleve hasta su conclusión. Con iniciativa y capacidad para detectar oportunidades de mejora. Capaz de distinguir entre lo urgente y lo significativo y priorizar adecuadamente. Cómoda trabajando con información financiera, administrativa y contractual. Con capacidad de análisis y criterio para identificar riesgos, desviaciones o asuntos que requieran atención. Capacidad para adoptar nuevas herramientas digitales y de inteligencia artificial, orientadas a mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo.

INSTRUCCIONES PARA ENVIAR TU CANDIDATURA: Responde a estas preguntas y envía tu CV por correo electrónico a ¿Cuentas actualmente con autorización o derecho para trabajar legalmente en España a jornada completa (40 horas semanales)? ¿Cuántos años de experiencia profesional tienes en puestos de administración, operaciones o coordinación de proyectos? ¿Estás familiarizado/a con las prácticas administrativas y empresariales habituales en México? Cuéntanos brevemente un ejemplo de un asunto administrativo u operativo que hayas gestionado de principio a fin y que requiriera la coordinación con varias personas, proveedores o asesores externos. Indica un ejemplo concreto de cómo has utilizado inteligencia artificial en tu trabajo para mejorar un proceso, analizar información o generar un entregable.

Importante: Las candidaturas enviadas únicamente a través de LinkedIn no serán consideradas. Para participar en el proceso es indispensable enviar el CV y las respuestas a las cuatro preguntas al correo indicado.

📌 Coordinador de administración (Madrid)
🏢 Fundación Casa de México en España
📍 Madrid